Zmiany po nowelizacji ustawy AML. Ważne informacje dla biur rachunkowych

Ustawa AML, czyli Anti-Money Laundering 

Od 2018 roku w Polsce obowiązuje ustawa AML, która ma na celu przeciwdziałanie praniu pieniędzy, stanowiąca implementację unijnej dyrektywy. Na początku dotyczyła tylko banków i innych, profesjonalnych podmiotów zajmujących się obrotem znacznymi środkami finansowymi, czyli instytucji kredytowych, ubezpieczeniowych, biur nieruchomości, czy SKOK-ów. Aktualnie jednak, wraz z wejściem dyrektywy AML V, obowiązkami zawartymi z ustawie zostały objęte instytucje zagrożone ryzykiem prania brudnych pieniędzy czy uczestniczeniem w tego typu procederach. Ustawodawca unijny wprowadził te zmiany ze względu na dynamiczny rozwój sektora finansowego.

Nowelizacja dyrektywy AML. Co zmienia dla biur rachunkowych? 

Jeżeli zmiany, które obejmuje ustawa AML, nie będą wprowadzone w terminie, można liczyć się z konsekwencjami pod postacią wysokich kar pieniężnych. Wśród najważniejszych modyfikacji wymienia się rozszerzenie zakresu podmiotowego i katalogu podmiotów obowiązanych wedle ustawy. Z dniem 31 lipca 2021 ustawa uwzględnia także podmioty świadczące usługi związane ze sporządzaniem deklaracji, udzielaniem porad, prowadzeniem ksiąg podatkowych, udzielaniem opinii i wyjaśnień z prawa podatkowego bądź celnego, które nie są innymi instytucjami obowiązanymi. Jako deklaracje traktuje się w tym przypadku zeznania, zestawienia, wykazy i informacje, które podatnicy muszą przedstawiać zgodnie z przepisami prawa podatkowego. Więcej o AML oraz dokumentacji można przeczytać na stronie: https://rpms.pl/dokumenty-aml. 

Do ksiąg dodatkowych zaliczamy za to księgi rachunkowe, podatkowe księgi przychodów i rozchodów, rejestry i ewidencje, które podatnicy są zobowiązani prowadzić na mocy innych przepisów, np. ordynacji podatkowej. 

Doradztwo podatkowe według ustawy dotyczy nie tylko doradców podatkowych, ale też pozostałe podmioty, które realizują usługi w zakresie doradztwa podatkowego. Definicja jest w tym przypadku szeroka, za to każdy podmiot spełniający wymienione przesłanki, musi spełnić obowiązki zawarte w ustawie AML. Dyrektywa obejmuje więc wszystkie podmioty udzielające pomocy lub wsparcia w kwestiach podatkowych.

Do tej pory przeciwdziałanie praniu pieniędzy było obowiązkiem podmiotów prowadzących księgi rachunkowe. Jest to pojęcie mniej szerokie od ksiąg podatkowych, w związku z czym dotychczas obowiązki AML nie dotyczyły biur prowadzących księgowość uproszczoną (czyli zwłaszcza dla mikroprzedsiębiorstw). Było to wymagane tylko w przypadku biur rachunkowych oferujących usługi prowadzenia pełnej księgowości. 

Zmiany dotyczą także obowiązków wynikających ze statusu Beneficjenta Rzeczywistego i Centralnego Rejestru Beneficjentów Rzeczywistych (CRBR). Ustawa poszerza definicję beneficjenta rzeczywistego, dokonuje też zmian wobec trustów. Uwzględniono, że beneficjenci mają dostarczać niezbędne informacje i dokumenty, które pozwolą na wpis do CRBR. Każdy beneficjent musi dostarczyć te dokumenty podmiotom obowiązanym do dokonywania wpisów w CRBR, a w razie niewykonania tej czynności grożą kary pieniężne. 

Co więcej, od 31 października 2021 roku biuro rachunkowe musi uwzględnić w swojej procedurze zasady odnotowywania rozbieżności między CRBR a informacjami o beneficjentach rzeczywistych klienta, o których biuro posiada informacje. Biuro musi również dokumentować wszelkie problemy związane z weryfikowaniem tożsamości beneficjenta, a także zasady i tryb aktualizacji jego tożsamości. 

W ramach nowelizacji zostały dopracowane również obowiązki związane z przeciwdziałaniem praniu pieniędzy. Instytucje obowiązane muszą od tego momentu odnotowywać i zgłaszać nietypowe lub nienaturalnie złożone transakcje. Wymaga to wdrożenia nowych, przewidzianych ustawą procedur albo zaktualizowania obecnych. Pracownicy tego typu instytucji muszą też odbyć szkolenie z zakresu AML, z uwzględnieniem informacji o ochronie danych osobowych. 

Inne zmiany to m.in. zmiana definicji osób zajmujących eksponowane stanowiska polityczne, ustalenie wzmożonych środków staranności wobec klientów w transakcjach w udziałem podmiotów mających związek z państwami wysokiego ryzyka, czy podwyższenie kwoty, poniżej której nie trzeba podejmować środków bezpieczeństwa z 50 do 150 euro. 

Skutki nowelizacji AML dla biur rachunkowych 

Zmiany zawarte w nowelizacji rozszerzają definicję podmiotu obowiązanego na wszystkie biura rachunkowe. Dotyczy to każdego podmiotu świadczącego usługi w zakresie prowadzenia ksiąg podatkowych i doradztwa podatkowego. Tak samo jak banki czy pozostałe instytucje obowiązane, biura rachunkowe musiały wdrożyć do 31 lipca 2021 roku procedury mające na celu przeciwdziałanie praniu pieniędzy, uwzględniając przy tym indywidualny charakter danej działalności.

Precyzyjnie określone wymagania znajdują się w artykule 50 dyrektywy AML. Wśród nich warto zwrócić uwagę na:

• Sporządzenie oceny ryzyka – to obowiązek dotyczący identyfikacji i oceny ryzyka w zakresie AML. Polega na sporządzeniu dokumentu, który zawiera informacje związane z działalnością konkretnego biura rachunkowego. Trzeba aktualizować go minimum co 2 lata, a także przed nawiązaniem stosunków gospodarczych z klientem.
• Osoba odpowiedzialna za procedury AML – ustawa uwzględnia obowiązek wyznaczenia osoby lub jednostki, która będzie odpowiadać za realizację obowiązków wynikających z AML. Trzeba też wyznaczyć pracownika, który będzie nadzorować zgodność działalności biura z przepisami. Jeśli biuro funkcjonuje w formie osoby prawnej, należy wyznaczyć taką osobę spośród organu działającego w imieniu tej osoby prawnej.
• Przeprowadzanie szkoleń – biura rachunkowe muszą przeprowadzać szkolenia z zakresu wiedzy o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy. Taki obowiązek był już przed wprowadzeniem nowelizacji, jednak wedle art. 46 ust. 1 dyrektywy, programy szkoleniowe mają obejmować również informacje o ochronie danych osobowych. Każdy pracownik musi mieć także możliwość anonimowego zgłoszenia naruszeń w zakresie AML do osoby za to odpowiedzialnej.
• Bezpieczeństwo finansowe – kolejny wymóg dotyczy stosowania się do przewidzianych w ustawie środków bezpieczeństwa finansowego. Chodzi o metody pozyskiwania od klientów danych oraz dokumentowania procesu dotyczącego ustalania beneficjenta rzeczywistego. Takie dokumenty należy przechowywać przez minimalnie 5 lat. Koordynator wyznaczony w biurze musi także przekazywać informacje o transakcjach i okolicznościach podejrzanych do Generalnego Inspektora Informacji Finansowego (zgodnie z art. 50 ust. 2 pkt. 6 ustawy o AML).
• Kontrole wewnętrzne – procedura reguluje też zagadnienia dotyczące kontroli wewnętrznej. Minimalne wymogi w tym zakresie to określenie zasad, częstotliwości i trybu sprawowania kontroli wewnętrznej nad właściwą realizacją obowiązków wynikających z ustawy AML.

Wnioski 

Nowelizacja ustawy o AML rozciąga wynikające z niej obowiązki na biura rachunkowe prowadzące księgowość uproszczoną i nieprowadzące ksiąg rachunkowych. Informacje na ten temat zawarto w rozszerzonej definicji podmiotu obowiązanego. W związku z tym, wraz z dniem 31 lipca 2021 roku wszystkie biura rachunkowe zostały zobowiązane do spełnienia wielu wymogów, które należy uwzględnić w procedurze AML dla danej instytucji czy podmiotu. Nie ma odgórnych wytycznych co do formy procedury, jednak zaleca się zachowanie formy dokumentowej, najlepiej pisemnej. Jeśli warunki zawarte w dyrektywie nie zostaną spełnione, biura rachunkowe i inne instytucje obowiązane muszą liczyć się z poważnymi karami pieniężnymi. 

Warto wspomnieć, że kary faktycznie są nakładane, np. za niestosowanie środków bezpieczeństwa, nieodpowiednio przygotowaną procedurę, czy brak analizy oceny ryzyka. Jedna z ostatnich kar wyniosła 18 500 złotych i dotyczyła jednoosobowej działalności gospodarczej związanej z usługami doradztwa podatkowego.