Dokumenty są nieodłącznym elementem działalności każdej firmy. Papierowa dokumentacja zaczyna jednak powoli odchodzić do lamusa ustępując miejsca swoim cyfrowym odpowiednikom. Nic w tym dziwnego, gdyż wdrożenie elektronicznego obiegu dokumentów daje każdej firmie liczne korzyści. Pozwala lepiej chronić poufne dane, szybciej poruszać się po zarchiwizowanej dokumentacji oraz oszczędzać czas i pieniądze. Na czym polega elektroniczny obieg dokumentów i dlaczego warto rozważyć jego wdrożenie w swoim przedsiębiorstwie?
Obieg dokumentacji firmowej w niedalekiej przeszłości
Bez dokumentacji trudno sobie wyobrazić funkcjonowanie firm. Dokumenty regulują prawa i obowiązki przedsiębiorstw oraz związanych z nimi podmiotów, są potwierdzeniem zrealizowanych i zaplanowanych transakcji, regulują wewnętrzne obowiązki pracowników oraz są ważnymi dowodami w razie wystąpienia wszelkich nieprawidłowości. Jeszcze kilkanaście lat temu wszystkie firmy przechowywały swoją dokumentację w formie papierowej. Taki system wymagał od nich wydzielenia miejsca na dokumenty, wyznaczenia pracowników odpowiedzialnych za katalogowanie i systematyzowanie dokumentacji oraz liczenia się z koniecznością poświęcenia czasu na przeszukiwanie zgromadzonych zasobów w razie konieczności okazania jednego z nich.
Tradycyjny obieg dokumentów w firmie wiązał się z licznymi problemami i niedogodnościami. Gromadzenie dokumentacji w formie fizycznej, w segregatorach, teczkach czy, co gorsza, luzem powodowało niemałe trudności z poruszaniem się po jej zasobach. Aby odnaleźć jeden potrzebny dokument pracownik często musiał poświęcić sporą ilość czasu, który mógłby zostać dedykowany znacznie ważniejszym, z punktu widzenia firmy, czynnościom. Przedsiębiorstwa bardzo często napotykały także na problem ginącej dokumentacji, która mogła zostać zniszczona, przełożona w inne miejsce lub po prostu zagubiona. Dużym problemem był także niemal powszechny dostęp do firmowych dokumentów, w tym także wrażliwych lub poufnych danych, które w łatwy sposób mogły dostać się w niepowołane ręce.
Tradycyjny obieg dokumentów i jego podstawowe mankamenty
Dziś na szczęście sytuacja wyglądać może zupełnie inaczej. Zarządzanie firmową dokumentacją znacznie ułatwia bowiem elektroniczny obieg dokumentów, który może zostać wdrożony w każdym przedsiębiorstwie dążącym do usprawnienia zarządzania zgromadzoną przez siebie dokumentacją oraz poprawy ogólnej wydajności swojej działalności. Elektroniczny obieg dokumentów doskonale sprawdzi się zarówno w małej firmie, która na co dzień generuje niewielkie ilości dokumentacji, jak i dużym przedsiębiorstwie, które codziennie wytwarza oraz otrzymuje setki, a nawet tysiące dokumentów.
Zanim jednak wyjaśnimy, czym jest elektroniczny obieg dokumentów, warto powiedzieć, na czym polega obieg dokumentów w firmie ogólnie. Pod pojęciem tym kryje się przepływ dokumentów wedle ściśle określonych procedur wewnętrznych w przedsiębiorstwie zachodzący pomiędzy jego pracownikami. Obieg dokumentów to więc nic innego, jak przekazywanie dokumentów od jednego pracownika do drugiego w określonym celu. Wykonywanie wszystkich czynności związanych z dokumentacją papierową jest jednak bardzo żmudne, monotonne oraz wymagające. Duże jest także ryzyko popełnienia błędów, zapomnienia np. o terminie płatności, co może wiązać się z dotkliwymi konsekwencjami dla firmy, zarówno tymi wizerunkowymi, jak i finansowymi.
Elektroniczny obieg dokumentów - jak zmienia na lepsze zarządzanie firmową dokumentacją?
Elektroniczny obieg dokumentów to nowoczesne i innowacyjne rozwiązanie, które pozwala wyeliminować większość problemów związanych z tradycyjnym obiegiem dokumentów w firmie. Jego wdrożenie pozwala zaoszczędzić cenne miejsce, gdyż dokumentacja może być przechowywana w postaci elektronicznej. Dostęp do poszczególnych dokumentów jest lepszy, gdyż można go wygodnie uzyskać za pośrednictwem komputera oraz szybko i sprawnie wyszukać wszystkie potrzebne w danej chwili dokumenty. Pozwala także zaoszczędzić czas, energię oraz zasoby pracowników, którzy mogą je poświęcić do realizacji bardziej efektywnych i znaczących z punktu widzenia rozwoju firmy zadań. Elektroniczny obieg dokumentów pozwala ponadto wyeliminować ryzyko zagubienia, zniszczenia lub przypadkowego wyrzucenia ważnych dokumentów, gdyż wszystkie pliki są gromadzone w systemie, a o ich bezpieczeństwo i integralność dbają wykonywane w sposób automatyczny backupy danych.
Systemy do elektronicznego obiegu dokumentów dają także możliwość nadania poszczególnym użytkownikom odpowiednich uprawnień, na podstawie których będą mieli dostęp do poszczególnych dokumentów lub katalogów. Pozwala to na zapewnienie lepszej ochrony poufnym danym oraz zapobieganie uzyskaniu dostępu do wrażliwych informacji przez osoby niepowołane. Elektroniczny obieg dokumentów to także doskonałe rozwiązanie dla wszystkich firm, które w swojej codziennej działalności zwracają uwagę na kwestie ekologiczne - jego wprowadzenie pozwala bowiem znacząco ograniczyć ilość papierowej dokumentacji generowanej przez firmę, co pozytywnie wpływa na jej proekologiczny wizerunek.
