Każda firma to system naczyń połączonych. Co przez nie płynie? Pieniądze. Zdarzają się w biznesie chwile, gdy ten przepływ jest zaburzony. Twoja firma rośnie, zwiększa obroty, pozyskuje klientów, ale poziom pieniędzy w ostatnim naczyniu, czyli twój zysk, jest zbyt niski. To chwila, w której warto spojrzeć na swoją organizację z szerszej perspektywy i przeprowadzić holistyczną analizą biznesu.
Zazwyczaj trudno jest spojrzeć na własne przedsiębiorstwo z dystansu. Jest to trudna perspektywa dla menedżera, który na co dzień operacyjnie jest zaangażowany w jej działania. Właśnie tego wymaga jednak jego rola. Doświadczenie nauczyło mnie, że w zależnościach pomiędzy poszczególnymi obszarami firmy leży jeden z sekretów osiągania stabilnych przychodów w firmie. Przyglądanie się tym zależnościom to jeden z celów holistycznej analizy biznesu.
Kilka lat temu w VIVE, po okresie mocnego wzrostu, postanowiliśmy w jednym czasie wdrożyć kilka nowych i dużych projektów. Wiązało się to z otwarciem intensywnych działań na kilku biznesowych frontach - od wdrażania nowych technologii, po tworzenie nowych działów i stanowisk. W takich warunkach łatwo jest przeoczyć luki w naczyniach, przez które wyparowują nieefektywnie wykorzystywane pieniądze. Efekt tych działań był taki, że nasze koszty wzrosły o 15 proc., a zysk ze sprzedaży jedynie o 1,5 proc. Sytuacja wymagała gruntownej rewizji dalszych planów i bezwzględnego określenia priorytetów. Dzięki ograniczeniu liczby projektów skupiliśmy się na ich jakości i ostatecznie, kilka wybranych przedsięwzięć jeszcze mocniej nas rozwinęło. Poza zadbaniem o ich wewnętrzną efektywność, musieliśmy te projekty umiejętnie wkomponować w istniejącą strukturę i zależności. Ta sytuacja doskonale obrazuje przydatność narzędzia, jakim jest holistyczna analiza biznesu. Gdybyśmy solidnie przeprowadzili ją przed wdrożeniem wszystkich projektów, zaoszczędzilibyśmy wiele czasu i kosztów.
Na czym polega holistyczna analiza biznesu
W dużym skrócie holistyczna analiza biznesu to analityczne spojrzenie na kluczowe obszary działania twojej firmy. Dokładny sposób przeprowadzenia takiej analizy zależy od kilku czynników, takich jak rodzaj prowadzonej działalności, wielkość przedsiębiorstwa, obecny etap jego rozwoju. Elementem poddawanym przeze mnie analizie często jest model przepływów pieniądza czy decyzji w firmie. Często przyglądam się drodze produktu od momentu pozyskania surowców, do chwili dostarczenia produktu klientowi. W każdym ogniwie takiego łańcucha może kryć się przeszkoda, która sprawia, że twoja firma nie zarabia dostatecznie dużo. Klasycznymi elementami poddawanymi analizom są też oczywiście przychody i koszty, czy planowane w krótkim i długim terminie inwestycje. Rozwiązaniem, które może radykalnie wpłynąć na efektywność firmy, a nie jest oczywiste dla części menedżerów, jest synergia organizacji z podmiotem zewnętrznym, albo synergie wewnętrzne w firmie. Ta pierwsza opcja pozwala na skokowe uzupełnienie kompetencji i doświadczenia, ta druga - na lepsze wykorzystanie kompetencji i doświadczenia obecnych już w organizacji. Dzięki holistycznej analizie można lepiej określić gotowość biznesu do takich kooperacji.
Kto najbardziej może skorzystać z holistycznej analizy biznes
Holistyczna analiza biznesu kierowana jest do właścicieli i menedżerów, których firma stoi przed kluczowymi dla swojego rozwoju decyzjami. Koszty takiego wsparcia będą niewielkie w stosunku do korzyści, jakie może ono przynieść, lub kosztów jakich pozwoli uniknąć. Po holistyczną analizę biznesu warto też jednak sięgnąć w momentach stagnacji biznesu, gdy szuka się sposobów szybszy rozwój firmy. Dobrym sposobem na zorientowanie się, czy taka usługa jest w tym momencie odpowiednia dla mojego przedsiębiorstwa, jest odpowiedzenie sobie na kilka pytań. Czy moja płynność finansowa jest zagrożona? Czy z braku pieniędzy nie mogę realizować nowych pomysłów? Czy pomimo wzrostu przychodów, zyski pozostają takie same lub maleją? Czy czuję, że zasoby mojej firmy przepalane są nie tam, gdzie trzeba? Jeśli potrafisz się utożsamić z którymś z tych twierdzeń, to holistyczna analiza biznesu może być rozwiązaniem dla ciebie.
Holistyczna analiza biznesu zabezpieczy cię także przed… sobą
Do przesłanek stricte biznesowych, które mogą skłaniać cię do przeprowadzenia holistycznej analizy biznesu, należy dodać przesłanki osobowościowe. Wszyscy mamy naturalne skłonności do poświęcania większej uwagi obszarom, które nas pasjonują. To jednak często w tych “nudnych” i zaniedbanych przez nas obszarach kryje się klucz do sukcesu naszej firmy. Przykładowo, jeśli jesteś typem wizjonera lub wizjonerki i rozpalają cię nowe pomysły, możesz mieć naturalne tendencje do tego, by przeceniać wagę samego pomysłu, a zapominać choćby o kosztach jego wdrożenia. Albo możesz niedoszacowywać ryzyka jakie wiąże się z wdrożeniem projektu. Często nie zdajemy sobie sprawy, jak nasze naturalne skłonności promieniują na nasze biznesy. Z drugiej strony, te skłonności, to nasze naturalne talenty. To obszary, w których po prostu jesteśmy dobrzy. Cały trik polega więc na wykorzystaniu naszych najsilniejszych stron i jednocześnie na zabezpieczeniu obszarów, które mamy tendencje bagatelizować. I także w tym może cię wesprzeć przeprowadzenie holistycznej analizy biznesu. Uważna obserwacja działania twojej firmy pozwoli ci bowiem zrozumieć, które jej obszary nie są dostatecznie zaopiekowane i narażają na cię ryzyka. Dzięki takiej świadomości biznes staje się narzędziem, które pomaga ci lepiej zrozumieć także samego lub samą siebie.
Co daje holistyczna analiza biznesu
Holistyczna analiza pozwala przede wszystkim spojrzeć na biznes z szerszej, obiektywnej i rynkowej perspektywy. Współpraca z zewnętrznym doradcą posiadającym doświadczenie właścicielskie i menedżerskie może dostarczyć ci wielu niezależnych informacji o skuteczności twojej firmy w poszczególnych obszarach. Dzięki takiej analizie dowiesz się o jej silnych i słabych stronach, o elementach, które należy wzmacniać lub zmieniać. Holistyczna analiza biznesu to narzędzie, dzięki któremu znajdziesz odpowiedź na strategiczne pytania odnoszące się do twojej firmy. A przez to będziesz w stanie z jeszcze większą pewnością i spokojem zarządzać swoją firmą.
Prowadząc taki proces, szczególną uwagę zwracam na ludzi. Na przestrzeni lat przekonałam się, że nawet najlepiej napisane projekty i najrzetelniej zaprojektowane procesy nie posuną firmy choćby o centymetr do przodu, jeśli nie będą rezonować z ludźmi, którzy tworzą organizację. Na pokładzie każdego przedsiębiorstwa mogą znaleźć się blokerzy, którzy mają moc zahamowania nawet najlepszych zmian. Dlatego w prowadzonych przeze mnie procesach holistycznej analizy biznesu szczególną rolę odgrywa zrozumienie: jakie nastawienie mają w firmie ludzie i co na nie wpływa.
Z kim przeprowadzić holistyczną analizę biznesu
Jak każde wysokopoziomowe, wspólne działanie w biznesie, holistyczna analiza biznesu wymaga podejścia opartego na zaufaniu. Rozmawiając o potencjalnej współpracy ze swoimi klientami podkreślam zazwyczaj 20-letnie doświadczenie w biznesie, które pozwoliło mi posiąść bogatą wiedzę i umiejętnie wykorzystać ją do rozwoju firmy. Od 20 lat, wspólnie z mężem, prowadzę firmę, która jest dziś liderem na rynku przetwórstwa tekstyliów w Polsce. Sukces, jaki odnosi VIVE, to efekt wzajemnego wspierania się, uczenia i wzrastania na gruncie wspólnych doświadczeń, za które codziennie jestem wdzięczna. Dziś zatrudniamy 1,2 tys. osób i eksportujemy produkty do 70 krajów na świecie. Osiągamy przychody rzędu kilkuset milionów zł rocznie. A to wszystko z bardzo głęboko zakorzenioną w firmie ideą dbania o środowisko naturalne i otoczenie biznesu. Dlaczego o tym mówię? Rozwój firmy do takiego etapu oznaczał dla mnie praktyczne przejście przez niemal wszystkie wyzwania, przed jakimi stanąć może firma. Ale nie byłby możliwy, gdyby nie wsparcie ze strony innych. Nie tylko męża - partnera w biznesie i w życiu, ale także mentorów i doradców biznesowych, którzy na przestrzeni lat dzielili się ze mną wiedzą. Jest to wiedza, która lubi krążyć. Dzięki niej, dziś to ja mogę stać się dla innych wsparciem w lepszym zrozumieniu własnej organizacji i partnerem, który rozumie wyzwania z jakimi się mierzą.
