Wirtualne biuro to usługa przeznaczona przede wszystkim dla osób, prowadzących działalność online, ale które chcą przyciągnąć swoich klientów atrakcyjną lokalizacją. Usługa ta zapewnia bowiem adres, pod którym można zarejestrować swoją firmę. Zastanawiasz się, jak założyć wirtualne biuro? To nic trudnego. Przedstawiamy najważniejsze informacje.
Jak działa wirtualne biuro?
Wirtualne biuro to przede wszystkim adres (najczęściej znajdujący się w prestiżowej lokalizacji), pod którym możesz legalnie zarejestrować swoją firmę. W zakres usługi wchodzi też przeważnie odbieranie korespondencji i przesyłanie jej do Ciebie, np. w formie skanów na adres e-mail. Pracownicy wirtualnego biura mogą też odbierać pocztę elektroniczną i połączenia telefoniczne w Twoim imieniu.
Firmy, oferujące usługi wirtualnego biura, dysponują najczęściej również przestrzenią biurową, dzięki czemu w razie potrzeby możesz wynająć biuro albo salę konferencyjną, aby zorganizować spotkanie z kontrahentem w realu. Firmy takie mogą też oferować profesjonalną obsługę spotkań, wsparcie prawne i księgowe, doradztwo z zakresu prowadzenia działalności i wiele innych.
Wirtualne biuro umożliwia zmniejszenie kosztów ponoszonych przez przedsiębiorstwo, związanych z wynajmem przestrzeni biurowej oraz zatrudnieniem pracowników. Jeśli jesteś freelancerem lub osobą prowadzącą jednoosobową działalność z zacisza swojego domu, wirtualny adres może być dla Ciebie bardzo przydatny. Twoja firma zyska atrakcyjną lokalizację, co ma ogromne znaczenie wizerunkowe.
Jak założyć wirtualne biuro?
Wirtualne biuro to rozwiązanie, które ma ułatwiać, a nie utrudniać, założenie działalności. Skorzystanie z tej usługi musi być więc bardzo łatwe i wygodne. Zanim zarejestrujesz firmę, zgłoś się do firmy, oferującej usługę wirtualnego biura, np. do warszawskiego Beyond Office na Woli, mieszczącego się w prestiżowej lokalizacji ArtN – Fabryka Norblina przy ul. Żelaznej. Po podpisaniu umowy możesz już legalnie zarejestrować swoją firmę pod wskazanym adresem, ponieważ zyskujesz do niego tytuł prawny. Teraz możesz zająć się wszystkimi innymi formalnościami związanymi z założeniem firmy, czyli, m.in. pozyskaniem koncesji i pozwoleń, ustaleniem formy prowadzenia działalności (jednoosobowa działalność gospodarcza czy spółka), stworzeniem atrakcyjnej i rozpoznawalnej nazwy, wyborem odpowiednich kodów PKD.
Na co zwrócić uwagę przy wyborze wirtualnego biura?
W wyborze wirtualnego biura najważniejsza jest lokalizacja. W tym przypadku kieruj się kwestiami wizerunkowymi. Odwiedź biuro i obejrzyj okolicę, w której się mieści. Pamiętaj, że lokalizacja Twojej firmy decyduje nie tylko o tym, jak wyglądasz w oczach klientów i kontrahentów, ale też o tym, pod jaki Urząd Skarbowy podlegasz. W przypadku jednoosobowych działalności podatki są rozliczane według miejsca zamieszkania przedsiębiorcy. Natomiast w przypadku spółki brany jest pod uwagę adres siedziby lub miejsca wykonywania działalności. Wybierz najbardziej wygodną dla siebie ofertę wirtualnego biura, najlepiej w mieście, w którym mieszkasz lub często przebywasz. Sprawdź też, jak wygląda obsługa i co jest, a co nie jest wliczone w cenę wynajęcia wirtualnego biura.
Wyboru wirtualnego biura dokonaj rozważnie, ponieważ będziesz z niego korzystać latami. Częste zmiany adresu firmy nie są dla Ciebie korzystne – generują koszty i mogą negatywnie zaskoczyć Twoich klientów czy kontrahentów. Postaw na sprawdzone biuro, cieszące się przychylnymi opiniami. Zwróć uwagę na profesjonalizm, ale też na pozytywne nastawienie pracowników biura wirtualnego – w końcu oni również będą reprezentować Twoją firmę w wielu sytuacjach.
Jeśli po przeczytaniu tego artykułu wydaje Ci się, że założenie wirtualnego biura przeniosłoby Twoją firmę na wyższy poziom, skontaktuj się z Beyond Office na Woli w Warszawie i poznaj szczegóły.
