O ile wystawianie faktur powinno należeć do najprzyjemniejszych obowiązków przedsiębiorcy, o tyle bywa zbyt czasochłonne, szczególnie przy dużej liczbie kontrahentów i rodzajów dokumentów księgowych. Jakie cechy powinien mieć dobry program do fakturowania, który automatyzuje i przyspiesza te formalności? Na co zwrócić uwagę, wybierając oprogramowanie do wystawiania faktur?
Baza produktów, usług i kontrahentów
Jeśli przedsiębiorstwo wystawia faktury sprzedażowe wielu stałym klientom, którzy regularnie zamawiają te same towary i usługi, program do fakturowania powinien mieć bazę przechowującą dane kontrahentów. To rozwiązanie eliminuje czasochłonne, manualne i powtarzalne czynności, które marnują czas właściciela firmy.
Co więcej, oprogramowanie powinno automatycznie uzupełniać dane klientów, pobierając informacje z GUS-u (Głównego Urzędu Statystycznego) i REGON-u (Rejestru Gospodarki Narodowej) na podstawie NIP-u wpisanego przez użytkownika. Dzięki tej funkcji przedsiębiorca nie ryzykuje drobnych pomyłek, które wymagałyby wystawiania faktur korygujących.
Importowanie faktur kosztowych
Tradycyjna metoda wysyłki faktur sprzedażowych i kosztowych do biura rachunkowego wymaga ręcznego skompletowania dokumentów księgowych z rozproszonych źródeł i wysyłki załączników e-mailem lub poprzez dysk w chmurze. Kompleksowe oprogramowanie sprawia, że przedsiębiorca:
● może podawać specjalny adres e-mail do otrzymywania faktur kosztowych, który pozwala na ich automatyczne importowanie do programu,
● wysyła dokumenty księgowe za cały miesiąc do biura rachunkowego w ciągu kilku kliknięć,
● optymalizuje elektroniczny obieg dokumentów i utrzymuje porządek w wirtualnym archiwum.
Ułatwienia sprzyjające terminowym płatnościom
Nowoczesny program do faktur, który wspiera automatyzację podstawowych procesów w firmie, sprzyja uzyskiwaniu terminowych należności od kontrahentów. W jaki sposób?
● Jeśli przedsiębiorca ma grono stałych klientów, którym wystawia podobne lub identyczne faktury w każdym miesiącu, może skorzystać z funkcji fakturowania cyklicznego. Wystarczy określić dane kontrahenta, kwotę i termin automatycznego wygenerowania faktury. Co więcej, dokument jest od razu wysyłany e-mailemwedług wzorca ustalonego przez użytkownika.
● Zdarza się, że kontrahenci spóźniają się z płatnościami, uzasadniając zwłokę pominięciem wiadomości na skrzynce e-mailowej. Funkcja powiadomień SMS-owych o wystawionych fakturach zmniejsza ryzyko nieporozumień komunikacyjnych.
● Jak podkreśla Faktura.pl, twórcy oprogramowania nie są w stanie zobowiązać kontrahentów przedsiębiorcy do terminowego regulowania należności, ale upraszczają ten proces dzięki przyciskowi „Kliknij i zapłać” z linkiem do natychmiastowych płatności na fakturach.
● Wsparcie w procesie odzyskiwania wierzytelności ułatwia zmotywowanie kontrahentów do opłacenia zaległych faktur. Twórcy oprogramowania mogą oferować dodatkowe usługi, np. generowanie wezwań do zapłaty, telefony windykacyjne czy pogotowie prawne.
● Statusy płatności sprawiają, że przedsiębiorca nie musi ręcznie przeglądać faktur, aby sprawdzić, czy niektórzy kontrahenci spóźniają się z regulowaniem należności. System wysyła powiadomienia umożliwiające właścicielowi firmy szybką reakcję na zwłokę.
Wirtualny segregator dokumentów
Wszechstronny program do faktur wspiera prowadzenie działalności gospodarczej pod kątem zarządzania nie tylko dokumentami księgowymi, ale także umowami, aneksami, pismami urzędowymi czy pełnomocnictwami. Funkcja wirtualnego segregatora zastępuje niekompatybilne miejsca przechowywania dokumentacji. Co więcej, przedsiębiorca, który założy konto na Faktura.pl, może udostępnić segregator online księgowej, nawet jeśli sama nie korzysta z systemu.
Weryfikacja kontrahentów
Manualne sprawdzanie obecności kontrahentów na białej liście podatników VAT to kolejny czasochłonny obowiązek, z którego można zrezygnować dzięki automatycznej weryfikacji podmiotów w programie do faktur. W efekcie przedsiębiorca błyskawicznie dowiaduje się, czy kontrahent dopełnił koniecznych formalności i podał poprawny numer konta bankowego.
