Korzystanie przez firmy z usługi outsourcingu jest w 2025 r. wciąż bardzo opłacalne, choć należy zwrócić szczególną uwagę, aby miał on charakter procesowy, a nie pracowniczy. Nowe Prawo Imigracyjne kładzie szczególny nacisk na te kwestie, a wprowadzone od 1 czerwca przepisy wprost przesądzają o tym, że tzw. outsourcing pracowniczy jest nielegalny. Zaznaczę, że niedozwolony outsourcing jest tu szeroko rozumiany i wcale nie dotyczy jedynie zatrudniania cudzoziemców.
Na co więc zwracać w 2025 r. przy korzystaniu z usług outsourcingowych?
- Outsourcing procesowy a praca tymczasowa
Istnieją dwie drogi skorzystania z zatrudnienia pracowników do wykonywania pracy w firmie za pośrednictwem zewnętrznego podmiotu:
- agencja pracy tymczasowej;
- outsourcing procesowy.
Cechą wyróżniającą outsourcing procesowy jest dostarczanie do klienta (czyli danej firmy) usługi, a nie określonych pracowników czy współpracowników. Pracownicy/kontraktorzy są zatrudniani i rozliczani przez firmę outsourcingową, a nie klienta-przedsiębiorstwo. Natomiast umowa, która przewiduje dostarczanie pracowników (tzw. outsourcing pracowniczy) jest uważana za obejście przepisów dotyczących pracy tymczasowej.
Zgodnie z polskim ustawodawstwem, aby dostarczać klientom pracowników, firma musi być zarejestrowana w KRAZ (Krajowy Rejestr Agencji Zatrudnienia). W takim przypadku zastosowanie ma specjalna ustawa o zatrudnianiu pracowników tymczasowych i tylko po takiej rejestracji pracownicy mogą być „dostarczani” klientom. Usługi body leasingu są dozwolone tylko wtedy, gdy są świadczone przez zarejestrowane agencje zatrudnienia. Wszelkie umowy outsourcingowe interpretowane jako umowy body leasingowe niosą ze sobą ryzyko uznania ich za usługi pracy tymczasowej. Ustawa o warunkach dopuszczalności powierzania pracy cudzoziemcom jeszcze wyraźniej podkreśla, że outsourcing pracowniczy jest nieprawidłowy, a jedyną dozwoloną formą jest praca tymczasowa. Ustawa przewiduje karę grzywny w przypadku kierowania cudzoziemca do wykonywania pracy na rzecz i pod kierownictwem innego podmiotu na innej podstawie niż umowa przewidująca wykonywanie pracy tymczasowej. Ustawa przewiduje także nowe przesłanki odmowy wydania zezwolenia na pracę w przypadku, gdy z okoliczności sprawy wynika, że pracę cudzoziemcowi powierzyłby podmiot, który nie jest agencją pracy tymczasowej działającą na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej zgodnie z obowiązującymi przepisami, a praca byłaby wykonywana na rzecz osoby trzeciej.
- Brak koordynatora i bezpośrednia podległość kontraktorów zleceniodawcy
Prawidłowa umowa outsourcingowa, tj. umowa outsourcingu procesowego, musi być ukształtowana tak, aby było jasne, że dostarczana jest usługa, a nie sami pracownicy. Warto jest, żeby zleceniodawca wyznaczył koordynatora, który będzie odpowiedzialny za dokonywanie wszelkich ustaleń ze zleceniodawcą. Umowa, ale i faktyczna współpraca, powinny być ukształtowane w taki sposób, aby wszelkie sprawy osobowe były po stronie zleceniobiorcy, a nie zleceniodawcy (np. ustalanie grafików, nieobecności itp.). Pracownicy lub współpracownicy Zleceniobiorcy pozostają pod jego nadzorem lub kierownictwem, a Zleceniodawcy dostarczana jest usługa.
- Brak umowy toolingowej, brak uregulowania kwestii korzystania z narzędzi
Często Zleceniobiorca korzysta z narzędzi Zleceniodawcy do świadczenia usług. Korzystanie ze sprzętów Zleceniodawcy, czyli np. komputerów, sprzętu biurowego, maszyn i innych narzędzi, bez jakiegokolwiek uregulowania będzie nieprawidłowym działaniem. W miarę możliwości firma outsourcingowa powinna zadbać o umożliwienie kontraktorom korzystania z własnego biura oraz sprzętów, jednak nie zawsze jest to ekonomicznie opłacalne i możliwe. Często Zleceniodawca chce, aby Zleceniobiorca skorzystał z jego narzędzi, co zapewnia jednolitość stosowanych standardów, a także pozwala ograniczyć koszty. W takim wypadku zalecanym działaniem jest zawarcie umowy toolingowej, a zatem umowy dotyczącej korzystania z narzędzi, gdzie Strony określą m.in. rodzaje udostępnianych narzędzi, czy sposób korzystania z nich.
- Brak procedury odbioru
Jak zostało już podkreślone outsourcing procesowy polega na dostarczaniu klientowi usługi, a nie pracowników. W takim przypadku warto wprowadzić do umowy oraz stosować procedurę odbioru efektów świadczonej usługi. Procedura odbioru umożliwia ocenę efektów usług i zgłoszenie uwag, a także zazwyczaj wskazuje termin uzupełnienia braków w świadczonych usługach. Stosowanie procedury odbioru stanowi jeden z elementów outsourcingu procesowego. Wprowadzenie procedury odbioru świadczy o tym, że przedmiotem umowy są usługi, a nie pracownicy.
- Nieprawidłowe określenie PKD firmy outsourcingowej
Bardzo istotne jest zadbanie o wszystkie aspekty związane z dostarczaną klientowi usługą. Konkretna usługa, którą zamawia u firmy outsourcingowej dane przedsiębiorstwo to działalność, która posiada przypisany kod PKD. Firma outsourcingowa musi posiadać kod PKD przypisany właśnie do tej działalności (np. kod odpowiadający świadczonym usługom programistycznym), a nie kod PKD odnoszący się do pośrednictwa pracy i usług pokrewnych. Warto zadbać o to, aby kod odnoszący się do konkretnej usługi został umieszczony na fakturze wystawionej za wykonaną usługę, aby w razie kontroli udowodnić, że umowa nie polegała na zakazanym body leasingu, ale stanowiła właśnie outsourcing procesowy.
Ostatnie zmiany prawne związane z Nowym Prawem Imigracyjnym, które w większości weszły w życie w dniu 1 czerwca 2025 r. potwierdzają, że outsourcing pracowniczy jest na gruncie prawa polskiego zakazany, a jedyną dopuszczalną formą outsourcingu jest outsourcing procesowy. Warto wobec tego zadbać o takie ukształtowanie współpracy, które jasno pokaże, że przedmiotem outsourcingu jest usługa, a nie dostarczenie pracowników.
Więcej informacji znajdziesz na: https://paluckiszkutnik.pl/
