Współcześnie rozwiązania online są coraz popularniejsze – są obecne w praktycznie każdym sektorze, w tym również branży usług księgowych. Planujesz założyć spółkę lub prowadzisz jej sprawy? Jeżeli stawiasz na współpracę z ekspertami i korzystasz z outsourcingu usług księgowych, wybierz biuro rachunkowe, które oferuje księgowość online. Korzyści mogą być znaczne – poznasz je z lektury poniższego artykułu.
Jak księgowość online zmienia dostęp do informacji?
Z perspektywy zarządu, który odpowiada za sprawy spółki, dostęp do informacji o jej kondycji finansowej jest kluczowy. To właśnie w oparciu o dane (a nie o zawodną intuicję) można wyznaczać kierunki rozwoju i podejmować newralgiczne decyzje biznesowe, minimalizując jednocześnie ryzyko niepowodzenia przedsięwzięć. Księgowość online sprawia, że dostęp do informacji (zarówno bieżących, jak i historycznych) jest łatwiejszy. Powód jest prosty – wszystkie dane znajdują się w aplikacji księgowej, do której klient otrzymuje dostęp w momencie rozpoczęcia współpracy z biurem rachunkowym.
We wspomnianej aplikacji księgowej zarząd spółki może sprawdzić choćby:
- wysokość podatków i składek ZUS, jakie trzeba uregulować,
- wysokość przychodów i kosztów za wybrany okres,
- sprawozdanie finansowe (bilans, rachunek zysków i strat).
Stały dostęp do danych pozwala na bieżąco monitorować finanse przedsiębiorstwa. Jest to szczególnie istotne z perspektywy spółek, które rozwijają się bardzo dynamicznie albo ich zarząd planuje w najbliższym czasie pozyskać inwestora czy ubiegać się o finansowanie z banku.
Przesyłanie faktur – jak księgowość online usprawnia pracę z biurem rachunkowym?
Do zadań zarządu spółki należy wystawianie faktur i następnie przekazywanie ich do biura rachunkowego. Jeżeli przedsiębiorstwo ma wąską specjalizację i jest skoncentrowane na klientach B2B, to upoważnieni pracownicy mogą wystawiać zaledwie kilkanaście czy nawet kilka faktur miesięcznie – wówczas nie ma problemu z ich zebraniem i przekazaniem do księgowości. Inaczej jest jednak np. w przypadku spółek działających w branży e-commerce, które w skali miesiąca obsługiwać mogą dziesiątki tysięcy klientów. Księgowość online rozwiązuje ten problem. W jaki sposób?
Księgowość online oznacza, że pracownik odpowiedzialny za wystawianie faktur może je wygenerować online, po czym zostaną one automatycznie przekazane do biura rachunkowego. To nie tylko oszczędność czasu, ale również ograniczenie ryzyka, że nie wszystkie dokumenty sprzedażowe trafią do księgowości. Podobnie jest z dokumentami kosztowymi – wystarczy je zeskanować i następnie przesłać przez aplikację do biura rachunkowego, aby trafiły do merytorycznego pracownika (opiekuna firmy).
Automatyczne przesyłanie faktur sprzedażowych i możliwość przesyłania drogą elektroniczną faktur kosztowych ma jeszcze jedną zaletę – eliminuje konieczność dostarczania dokumentów do biura rachunkowego osobiście lub za pośrednictwem firmy kurierskiej. W drugim przypadku istnieje ryzyko (chociaż niewielkie), że dokumenty zostaną zagubione, zanim dotrą do biura. Dodatkowo spółka oszczędza – nie musi opłacać co miesiąc usług kuriera.
Dokumenty w jednym miejscu – ile czasu zaoszczędzisz dzięki księgowości online?
Z wystawianiem dokumentów sprzedażowych w formie cyfrowej i digitalizacją faktur kosztowych wiąże się jeszcze jedna zaleta – mowa o szybkości odnajdywania potrzebnych informacji. Jeżeli system, z którego korzysta biuro rachunkowe i do którego dostęp ma również klient, posiada opcję „wirtualnego sejfu”, to wszystkie dokumenty księgowe są dostępne w jednym miejscu. To również oznacza, że istnieje możliwość przeszukiwania ich zawartości z wykorzystaniem zdefiniowanych filtrów.
Dzięki temu, że księgowość online gromadzi dokumentację w jednym miejscu, to:
- nie trzeba przeszukiwać segregatorów z dokumentami – wystarczy jedynie zalogować się na swoje konto użytkownika;
- wyeliminowana zostaje konieczność wykonania fizycznej kopii dokumentów – to również spora oszczędność pieniędzy;
- ryzyko zagubienia dokumentów jest ograniczone – nie trzeba ich nigdzie dostarczać osobiście czy przez kuriera;
- dostęp do danych można mieć w każdej lokalizacji – wystarczy jedynie urządzenie (smartfon, tablet, laptop) i połączenie z internetem.
Czy księgowość online dla spółek jest bezpieczna?
To nie przypadek, że zainteresowanie księgowością online rośnie – powodem są właśnie liczne korzyści tego rozwiązania. Osoba reprezentująca spółkę nie musi dzwonić do biura rachunkowego, aby dowiedzieć się, ile trzeba zapłacić podatku – takie informacje są udostępniane na koncie użytkownika już kilka dni po zakończeniu okresu rozliczeniowego, dodatkowo mogą być wysyłane np. SMS-em czy na wskazany przez klienta adres e-mail. Jednocześnie, mimo wielu zalet, pojawia się naturalne pytanie: czy księgowość online dla spółek na pewno jest bezpieczna?
Gdy mowa o bezpieczeństwie danych, to wiele zależy od samego biura rachunkowego. Jeżeli na jego czele stoją osoby doświadczone i świadome tego, jak cenne są dane finansowe spółki, to istnieje duże prawdopodobieństwo, że stosują dobre praktyki w kwestii zabezpieczeń. Co to oznacza w praktyce? Choćby regularne wykonywanie kopii zapasowych, dzięki czemu nawet po pożarze serwerów będzie można odtworzyć dane – nie przepadną one bezpowrotnie. W tym zakresie odpowiedzialne biura rachunkowe korzystają ze wsparcia firm IT.
Jak upewnić się, że biuro rachunkowe dba o bezpieczeństwo danych? Wystarczy sprawdzić, jakie zabezpieczenia stosuje. Przykładowe rozwiązania to:
- dwuetapowe logowanie (uwierzytelnianie dwuskładnikowe) – użytkownik poza hasłem musi podać jeszcze np. kod, który otrzyma SMS-em;
- szyfrowanie transmisji danych – dzięki temu dane są niedostępne dla osób postronnych (przejęcie informacji jest utrudnione);
- silne hasło, które użytkownik dodatkowo musi okresowo zmieniać – pozwala to uniknąć sytuacji, w której jedno hasło będzie stosowane w różnych systemach.
Księgowość online dla spółek – teraźniejszość czy dopiero przyszłość?
Zalety księgowości online można rozpatrywać z perspektywy zarówno klienta biura rachunkowego, jak i samego biura. W drugim przypadku biuro rachunkowe szybciej otrzymuje wszystkie dokumenty, które należy zaksięgować. Ryzyko pomyłek jest ograniczone do minimum, gdy oprogramowanie automatycznie odczytuje informacje – danych nie trzeba wprowadzać ręcznie. A to z kolei oznacza wysoki poziom obsługi klienta i możliwość skoncentrowania się na bardziej wymagających zagadnieniach. I właśnie dlatego księgowość online to nie przyszłość, ale teraźniejszość.
Aktualnie wiele firm przekonało się już o korzyściach płynących z przeniesienia finansów do chmury. Jeżeli odpowiadasz w spółce za podejmowanie decyzji i wyznaczanie kierunków jej rozwoju, a w związku z tym na co dzień musisz mieć dostęp do informacji finansowych, zdecyduj się na to rozwiązanie. Księgowość online jest wygodna i bezpieczna, pozwala oszczędzać czas i pieniądze oraz zapewnia lepszą kontrolę nad sferą finansową.
