Krajowy System e-Faktur (KSeF) to centralna platforma Ministerstwa Finansów, w której przedsiębiorcy będą wystawiać i odbierać tzw. faktury ustrukturyzowane w formacie XML. System nadaje każdemu dokumentowi unikalny numer, potwierdza jego odbiór urzędowym poświadczeniem (UPO) i przechowuje go przez 10 lat. Oznacza to odejście od tradycyjnego przesyłania faktur mailem czy w formie papierowej – cała wymiana odbywa się przez państwowy system.
Od dobrowolności do obowiązku
KSeF działa od stycznia 2022 r., ale dotychczas korzystanie z niego było dobrowolne. Pierwotnie planowano, że obowiązek obejmie wszystkich podatników VAT już w 2024 r. (a zwolnionych z VAT – w 2025 r.). Jednak po testach systemu, konsultacjach z rynkiem i analizie ryzyka technicznego zdecydowano o przesunięciu terminu. Prezydent podpisał ustawę o odroczeniu 5 czerwca 2024 r.
Nowy harmonogram wdrożenia
Obowiązkowy KSeF będzie wprowadzany stopniowo. Pierwszymi, którzy będą musieli z niego korzystać, będą duże przedsiębiorstwa osiągające w 2025 r. obrót brutto powyżej 200 milionów złotych. Dla nich termin startu to 1 lutego 2026 r. Następnie, od 1 kwietnia 2026 r., obowiązek obejmie wszystkich pozostałych podatników VAT – zarówno czynnych, jak i zwolnionych. Dla najmniejszych podmiotów, których miesięczny obrót nie przekracza 10 tys. zł, przewidziano możliwość korzystania z faktur poza KSeF do końca 2026 r.
Warto pamiętać, że od 1 stycznia 2027 r. w płatnościach (np. w mechanizmie podzielonej płatności) będzie trzeba podawać numer KSeF faktury.
Przygotowania techniczne
Rząd zaplanował okres przejściowy, w którym firmy będą mogły dostosować swoje systemy i procesy. W czerwcu 2025 r. zostanie opublikowana nowa wersja systemu KSeF 2.0 wraz z dokumentacją API i zmienioną strukturą faktury (FA(3)). We wrześniu 2025 r. uruchomione zostaną testy otwarte, a w listopadzie tego samego roku – testowa wersja Aplikacji Podatnika KSeF 2.0 wraz z certyfikatami dla wystawców. Od lutego 2026 r. system będzie działał w pełni produkcyjnie.
Dostarczyciele oprogramowania księgowego tacy jak 360księgowość również są już przygotowani do integracji z ksef - https://www.360ksiegowosc.pl/ksef/
Co to oznacza dla firm
Wejście w życie obowiązkowego KSeF to nie tylko zmiana sposobu technicznego wystawiania faktur, ale również modyfikacja całego procesu obiegu dokumentów w firmie.
Po pierwsze, przedsiębiorcy będą musieli zapewnić integrację swoich systemów księgowych z KSeF. W praktyce oznacza to współpracę z dostawcą oprogramowania lub działem IT w celu wdrożenia odpowiedniego modułu API. Firmy, które dotychczas wystawiały faktury w arkuszach kalkulacyjnych lub prostych aplikacjach bez integracji, będą musiały przenieść się na systemy obsługujące strukturę XML zgodną z wymogami Ministerstwa Finansów.
Po drugie, zmieni się moment uznania faktury za wystawioną – będzie to chwila jej przesłania do KSeF i nadania numeru referencyjnego, a nie dzień wygenerowania dokumentu w programie. To wymaga doprecyzowania procedur wewnętrznych, szczególnie w branżach, gdzie faktury wystawia się „na ostatnią chwilę” lub w weekendy.
Po trzecie, należy przygotować pracowników – zarówno księgowych, jak i osoby wystawiające faktury – do pracy w nowym środowisku. Szkolenia powinny obejmować:
- obsługę aplikacji KSeF lub zintegrowanego modułu w programie finansowo-księgowym,
- procedurę postępowania w przypadku odrzucenia faktury przez system,
- zasady wystawiania korekt i duplikatów w KSeF,
- korzystanie z trybu offline24 w razie awarii lub braku internetu.
Po czwarte, KSeF wymusi zmiany w komunikacji z kontrahentami. Odbiorca faktury nie dostanie jej już bezpośrednio od wystawcy (mailem czy w papierze), lecz pobierze ją z systemu, a informacja o wystawieniu może być przekazana np. przez link lub numer KSeF. Dla części klientów może to być początkowo dezorientujące, dlatego warto przygotować instrukcje i materiały wyjaśniające.
Po piąte, trzeba zadbać o ciągłość działania procesów – zwłaszcza w kontekście awarii systemu. Ministerstwo przewiduje możliwość wystawiania faktur offline i wprowadzenia ich do KSeF w ciągu 24 godzin od przywrócenia dostępu. To wymaga stworzenia planu awaryjnego i jasnych wytycznych dla pracowników.
Na koniec – KSeF zapewnia automatyczne archiwizowanie dokumentów w systemie państwowym, co oznacza, że nie trzeba ich przechowywać w formie papierowej ani w firmowych archiwach elektronicznych (choć wiele firm będzie prowadzić kopie zapasowe dla własnego bezpieczeństwa). To może uprościć procesy i zmniejszyć koszty magazynowania dokumentacji.
Podsumowanie
Obowiązkowy KSeF zacznie działać w lutym 2026 r. dla dużych firm, w kwietniu 2026 r. dla pozostałych, a w pełni (z obowiązkiem numeru w płatnościach) od początku 2027 r. Ten czas warto wykorzystać na testy, integracje i szkolenia, bo zmiana obejmie nie tylko sam sposób wystawiania faktur, ale i obieg dokumentów, procesy księgowe oraz relacje z kontrahentami.
