ESG a prawo pracy – jak standardy ESRS „S” wpływają na obowiązki firm i pracodawców?

ESG i prawo pracy łączą się w standardach „S” – w szczególności ESRS S1 i ESRS S2 – wprost łączą zagadnienia prawa pracy z raportowaniem niefinansowym, compliance i należytą starannością (due diligence). Dla wielu przedsiębiorstw oznacza to konieczność gruntownej weryfikacji dotychczasowych praktyk kadrowych oraz sposobu zarządzania relacjami z pracownikami – zarówno własnymi, jak i pracownikami w swoich łańcuchach wartości.

ESRS S1 – pracownicy jako kategoria ryzyka i wpływu

Standard ESRS S1 koncentruje się na pracownikach własnych przedsiębiorstwa. Wymaga nie tylko ujawnienia danych ilościowych (rotacja, luka płacowa, wypadkowość, struktura zatrudnienia), lecz także opisania polityk, procedur oraz procesów zarządzania ryzykiem w obszarze praw pracowniczych.

W praktyce oznacza to, że regulamin pracy, regulamin wynagradzania, polityka antymobbingowa czy procedura zgłaszania nieprawidłowości przestają być dokumentami „na półce”, ale stają się elementem systemu kontroli wewnętrznej. Brak aktualnych regulaminów, nieudokumentowane postępowania wyjaśniające czy brak wiedzy i nadzoru w zakresie równości wynagrodzeń (luka płacowa) mogą stanowić elementy negatywnego wpływu na swoich pracowników lub nawet przerodzić się w istotne ryzyka biznesowe.

Co istotne, ESRS S1 wymaga także opisania mechanizmów dialogu społecznego, sposobu angażowania pracowników oraz systemów zgłaszania skarg. Oznacza to, że raportowanie ESG nie jest osobnym procesem, ale ściśle związanym z „compliance” pracowniczym, a działy HR powinny ściśle współpracować z działami prawnymi i finansowymi.

ESRS S2 – odpowiedzialność w łańcuchu wartości

Jeszcze większym wyzwaniem dla firm jest ESRS S2, który obejmuje pracowników w łańcuchu wartości, a więc zatrudnionych u dostawców i podwykonawców, partnerów biznesowych. W tym obszarze przedsiębiorstwo nie może ograniczyć się do deklaracji etycznych. Konieczne jest wdrożenie procesu należytej staranności w zakresie praw człowieka i praw pracowniczych.

Oznacza to w szczególności identyfikację ryzyk pracy przymusowej, pracy dzieci, naruszeń zasad BHP czy dyskryminacji w łańcuchu wartości (np. w łańcuchu dostaw). Firmy powinny wdrożyć klauzule umowne ESG, mechanizmy audytu dostawców oraz systemy monitorowania zgodności z kodeksem postępowania. W przeciwnym razie ryzykują nie tylko negatywne ujawnienia w raporcie, lecz także odpowiedzialność reputacyjną i kontraktową.

Standardy społeczne wpisują się w szerszy kontekst regulacyjny Unii Europejskiej, w tym dyrektywę Corporate Sustainability Reporting Directive, która rozszerzyła zakres raportowania na duże spółki w Europie. Te z kolei, w trosce o swoje łańcuchy wartości przenoszą swoje wymagania (np. deklaracje na poziomie celów czy działań) na mniejsze podmioty, również te, które są poza zasięgiem dyrektywy CSRD.

Odpowiedzialność za prawidłowość ujawnień spoczywa na zarządzie, a dane społeczne – podobnie jak finansowe – podlegają weryfikacji.

Należyta staranność jako proces, nie deklaracja

Kluczową zmianą, jaką przynoszą standardy ESRS „S”, jest przejście od modelu deklaratywnego do procesowego. Przedsiębiorstwo powinno wykazać, że posiada procedury identyfikacji, zapobiegania i łagodzenia negatywnego wpływu na prawa pracowników. Obejmuje to analizę podwójnej istotności, mapowanie ryzyk w łańcuchu wartości, dokumentowanie działań naprawczych oraz monitorowanie skuteczności wdrożonych środków.

Z perspektywy prawa pracy oznacza to konieczność integracji dotychczasowych obowiązków (np. przeciwdziałania mobbingowi czy dyskryminacji) z systemem zarządzania ryzykiem ESG. W wielu organizacjach wymaga to zmiany podejścia – z reaktywnego na proaktywne – oraz wdrożenia regularnych audytów zgodności.

Ryzyka prawne i odpowiedzialność zarządu

Niewłaściwe wdrożenie standardów społecznych może prowadzić do wielowymiarowych konsekwencji. Po pierwsze, do ryzyka negatywnej oceny w procesie atestacji raportu. Po drugie, do sporów pracowniczych, w których raport ESG może stać się dowodem potwierdzającym deklarowane standardy. Po trzecie, do utraty kontraktów w relacjach B2B, gdy kontrahenci wymagają zgodności z określonymi kryteriami społecznymi.

Zarząd spółki odpowiada za rzetelność raportowania oraz wdrożenie adekwatnych mechanizmów kontroli. W praktyce coraz częściej oznacza to potrzebę ścisłej współpracy z wyspecjalizowaną kancelarią łączącą kompetencje z zakresu prawa pracy i ESG.

ESG i prawo pracy – nowy standard zarządzania organizacją

Standardy ESRS „S” redefiniują rolę prawa pracy w przedsiębiorstwie. Nie jest to już wyłącznie obszar relacji indywidualnych między pracodawcą a pracownikiem, lecz element strategii zrównoważonego rozwoju, wpływający na dostęp do finansowania, relacje z inwestorami i pozycję konkurencyjną spółki.

Dla firm oznacza to konieczność uporządkowania dokumentacji HR, wdrożenia efektywnych procedur skargowych, przeprowadzenia audytów wynagrodzeń oraz stworzenia transparentnego systemu raportowania danych społecznych. Dla pracodawców – wzrost znaczenia zgodności z prawem pracy jako elementu budowy wartości przedsiębiorstwa.

Integracja ESG i prawa pracy staje się jednym z kluczowych wyzwań najbliższych lat. Przedsiębiorstwa, które potraktują ten proces jako strategiczną transformację, a nie wyłącznie obowiązek, zyskają przewagę konkurencyjną i ograniczą ryzyka regulacyjne. W nowym otoczeniu prawnym odpowiedzialne zarządzanie kapitałem ludzkim to nie tylko kwestia reputacji – to fundament zgodności i bezpieczeństwa prawnego organizacji.