Jak wygląda SAP Cloud ERP z perspektywy użytkownika końcowego?

SAP S/4HANA Cloud: rewolucja widoczna od pierwszego logowania

Jeszcze kilka lat temu wiele osób traktowało SAP jak system dla specjalistów. Żeby znaleźć dokument, trzeba było znać kod transakcji. Żeby wykonać prostą operację – przejść przez kilkanaście ekranów.

SAP S/4HANA Cloud wygląda inaczej. Ogromną zmianę przyniósł interfejs SAP Fiori, który przypomina bardziej nowoczesną aplikację biznesową niż klasyczny ERP. To właśnie doświadczenie użytkownika stało się jednym z najważniejszych elementów nowych wdrożeń SAP.

Firmy współpracujące z SUPREMIS bardzo często zwracają uwagę na prostszy interfejs, większą przejrzystość danych i szybszą pracę użytkowników po przejściu na SAP S/4HANA Cloud. Sam model działania platformy i przykłady funkcji dostępnych w środowisku cloudowym możesz sprawdzić na stronie: https://www.supremis.pl/produkt/sap-cloud-erp-s4hana-cloud/

Największa różnica? System przestaje być barierą, a zaczyna pomagać w codziennej pracy.

Choć z punktu widzenia pracownika nowy interfejs oznacza po prostu mniej kliknięć i szybsze odnajdywanie danych, dla kadry zarządzającej jest to twardy argument finansowy. Uproszczenie codziennych operacji to dziś fundament skutecznego wdrożenia ERP. Jak zauważa Janusz Bus, Sales Director w SUPREMIS, największym partnerze SAP w zakresie oprogramowania ERP w regionie Europy Centralnej i Wschodniej: "Z perspektywy zarządczej, przejście na SAP S/4HANA Cloud i interfejs SAP Fiori to nie jest wyłącznie kwestia estetyki. To strategiczny ruch optymalizujący koszty operacyjne. Złożone interfejsy w starszych systemach ERP często stanowiły główną przyczynę oporu pracowników przed zmianą oraz generowały wysokie koszty szkoleń. Nowoczesne środowisko chmurowe SAP radykalnie skraca krzywą uczenia się. Kiedy pracownik otrzymuje pulpit dostosowany do swojej roli, z ustrukturyzowanym dostępem do danych w czasie rzeczywistym, wskaźnik skutecznej adopcji systemu w organizacji rośnie, a liczba błędów operacyjnych drastycznie spada."

Portret użytkownika: jak wygląda dzień z SAP S/4HANA Cloud?

Dla użytkownika końcowego zmiana zaczyna się już po zalogowaniu.

Pierwsze wrażenie: pulpit zamiast labiryntu

Po uruchomieniu SAP użytkownik trafia do SAP Fiori Launchpad. To nie jest klasyczne menu pełne technicznych transakcji. Bardziej przypomina centrum dowodzenia.

Na ekranie pojawiają się:

• zadania oczekujące na akceptację,

• raporty KPI,

• alerty,

• skróty do najczęściej używanych aplikacji,

• dane aktualizowane w czasie rzeczywistym.

Najważniejsze pozostaje jednak to, że użytkownik może sam dostosować widok do swojej roli. Finanse widzą inne informacje niż magazyn czy dział sprzedaży.

Finanse: koniec z polowaniem na dokumenty

Jeszcze kilka lat temu analityk finansowy musiał pamiętać kody transakcji i ręcznie wyszukiwać dokumenty.

Dziś wystarczy wpisać numer faktury, nazwę dostawcy albo datę w globalnej wyszukiwarce SAP Fiori. System sam znajduje odpowiednie dane.

Na pulpicie od razu widoczne są:

• ostatnie dokumenty,

• statusy akceptacji,

• nierozliczone pozycje,

• alerty finansowe.

Zakupy: mniej kliknięć, mniej chaosu

Dział zakupów również odczuwa różnicę bardzo szybko. W starszych środowiskach ERP utworzenie zamówienia wymagało ręcznego wypełniania wielu pól. SAP S/4HANA Cloud upraszcza ten proces.

System:

• podpowiada dostawców,

• uzupełnia dane na podstawie historii,

• automatycznie sugeruje ceny,

• pokazuje status realizacji zamówień.

Dzięki temu użytkownik skupia się bardziej na decyzjach zakupowych niż na obsłudze samego systemu.

Magazyn: dane w czasie rzeczywistym

Kierownik magazynu nie musi już uruchamiać kilku raportów, aby sprawdzić stany materiałowe. SAP pokazuje dane w czasie rzeczywistym:

• dostępność towaru,

• poziomy zapasów,

• alerty o brakach,

• status dostaw.

To szczególnie ważne w firmach produkcyjnych, gdzie opóźnienia materiałowe potrafią zatrzymać całe linie produkcyjne.

ERP poza biurem

Jedna z największych zmian dotyczy mobilności. Wiele aplikacji SAP Fiori działa równie dobrze na laptopie, tablecie i smartfonie. Menedżer może zatwierdzić fakturę podczas podróży, a dyrektor sprzedaży sprawdzić wyniki zespołu bez logowania do kilku różnych systemów.

ERP przestaje być narzędziem „przywiązanym do biurka”.

Koniec z kodami transakcji

To element, który użytkownicy zauważają bardzo szybko. W SAP S/4HANA Cloud nie trzeba pamiętać oznaczeń typu ME21N czy FB03. Użytkownik wpisuje po prostu:

• nazwę dostawcy,

• numer dokumentu,

• nazwę procesu,

• słowo kluczowe.

System sam prowadzi do odpowiedniej aplikacji lub danych. Dla nowych pracowników oznacza to znacznie krótszy czas nauki systemu.

Wszystkie akceptacje w jednym miejscu

W wielu organizacjach zatwierdzanie dokumentów przypominało wcześniej niekończący się łańcuch maili.

SAP porządkuje ten proces. Wszystkie zadania trafiają do jednego miejsca:

• faktury,

• zamówienia,

• wnioski zakupowe,

• akceptacje HR.

Użytkownik widzi dokładnie, co wymaga działania i może zatwierdzić dokument kilkoma kliknięciami

Co SAP Cloud ERP zmienia dla użytkownika?

Największa zmiana nie dotyczy wyglądu systemu. Chodzi o sposób pracy.

SAP S/4HANA Cloud:

• upraszcza codzienne operacje,

• ogranicza liczbę kliknięć,

• skraca czas wyszukiwania danych,

• przyspiesza akceptacje,

• poprawia dostęp do informacji.

Nowi użytkownicy szybciej uczą się pracy w systemie, a doświadczeni pracownicy tracą mniej czasu na obsługę ERP.

I właśnie dlatego coraz więcej firm patrzy dziś na SAP nie jak na „ciężki system korporacyjny”, ale narzędzie, które realnie wpływa na komfort codziennej pracy.

Czy to koniec ery skomplikowanego SAP?

Dla wielu użytkowników – zdecydowanie tak. SAP S/4HANA Cloud pokazuje, że ERP może działać szybciej, prościej i bardziej intuicyjnie niż starsze środowiska znane z poprzednich dekad. Ogromna część zmian dotyczy właśnie doświadczenia użytkownika, a nie wyłącznie technologii ukrytej w tle.

I to często robi największe wrażenie już podczas pierwszego logowania.

Chcesz zobaczyć, jak SAP S/4HANA Cloud wygląda z perspektywy użytkownika końcowego? Skontaktuj się z zespołem SUPREMIS i sprawdź system na żywo podczas prezentacji środowiska.

Źródła:

1. SAP — „User Experience and SAP S/4HANA Cloud” (PDF) https://help.sap.com/doc/47df600b218d4471b7db7a227d9f5cf1/7.5.14/en-US/frameset.htm?SAP_S4HANA_Cloud_User_Experience.pdf

2. SAP — „SAP Fiori for Web”
   https://www.sap.com/design-system/fiori-design-web