Mimira: aplikacja do przetargów AI, która automatyzuje zamówienia publiczne od wyszukiwania po dokumentację przetargową

Czym jest Mimira?

Mimira to firma technologiczna działająca na rynku od ponad roku, która automatyzuje udział wykonawców w zamówieniach publicznych. Łączy sztuczną inteligencję z wiedzą ekspertów od przetargów, dzięki czemu nie jest wyłącznie kolejną bazą ogłoszeń ani prostą wyszukiwarką przetargów. To platforma przetargowa, która wspiera cały workflow: od znalezienia właściwego zamówienia, przez analizę warunków, po przygotowanie dokumentacji przetargowej.

Najważniejsza obietnica Mimiry brzmi: Ty ustalasz cenę, my robimy resztę. Oznacza to, że klient nadal podejmuje decyzje biznesowe, wybiera czy chce startować w danym postępowaniu, określa finalną cenę i podpisuje ofertę. Mimira przejmuje natomiast najbardziej czasochłonną część procesu: monitoring przetargów, analizowanie dokumentów, wyciąganie kluczowych informacji oraz automatyczne wypełnianie formularzy i załączników.

Dlaczego zamówienia publiczne są ogromną szansą dla firm?

Rynek zamówień publicznych w Europie jest jednym z największych obszarów sprzedaży B2B. Ministerstwa, samorządy, szpitale, uczelnie i inne instytucje publiczne regularnie kupują usługi, towary i roboty budowlane. W samej Polsce wartość tego rynku liczona jest w setkach miliardów złotych, a mimo to wiele firm wciąż nie korzysta z tej szansy.

Powód jest prosty: próg wejścia wydaje się wysoki. Przedsiębiorcy często obawiają się formalności, błędów w dokumentach, krótkich terminów, skomplikowanych wymagań i kosztu przygotowania oferty. Jednocześnie w wielu postępowaniach składana jest bardzo mała liczba ofert, a część wykonawców odpada z powodów formalnych. Mimira odpowiada właśnie na ten problem: pomaga firmom szybciej wejść na rynek publicznych kontraktów i zmniejszyć obciążenie administracyjne po stronie zespołu.

Nie tylko wyszukiwarka przetargów, ale wirtualna kancelaria przetargowa

Na rynku istnieją narzędzia, które pomagają głównie odnaleźć przetargi lub przeszukać bazę przetargów po słowach kluczowych. Mimira idzie dalej, ponieważ skupia się na całym procesie udziału w postępowaniu jako wykonawca. Platforma nie kończy działania w momencie pokazania listy ogłoszeń — analizuje dokumentację, wspiera decyzję o starcie, przygotowuje formularze i przekazuje klientowi uporządkowany pakiet do weryfikacji, podpisu i złożenia.

W praktyce Mimira działa jak połączenie aplikacji do przetargów AI, eksperckiego zespołu zamówień publicznych i automatycznego asystenta dokumentacyjnego. Dzięki temu firma nie musi budować od zera dużego działu przetargowego, aby regularnie składać oferty publiczne. Może zacząć szybciej, testować potencjał rynku i zwiększać liczbę składanych ofert bez proporcjonalnego zwiększania nakładów pracy

Jakie funkcjonalności oferuje platforma Mimira?

Mimira została zaprojektowana jako kompleksowa platforma przetargowa dla wykonawców. Obejmuje najważniejsze etapy procesu: wyszukiwanie, monitoring, analizę, wycenę pomocniczą, przygotowanie dokumentów i wsparcie po złożeniu oferty. Każda funkcja ma jeden cel: skrócić czas pracy po stronie klienta i ograniczyć ryzyko, że wartościowy przetarg zostanie przeoczony lub odrzucony przez błąd formalny.

Inteligentne wyszukiwanie przetargów zamiast prostych słów kluczowych

Tradycyjna wyszukiwarka przetargów często działa w oparciu o słowa kluczowe. To oznacza, że firma może dostać wiele niedopasowanych wyników albo pominąć wartościowe postępowania opisane innym językiem niż ten użyty w filtrze. Mimira analizuje szerszy kontekst działalności klienta, dlatego rekomendacje są bardziej przebrane i lepiej dopasowane do realnych możliwości wykonawcy.

Dopasowanie przetargów opiera się między innymi na stronie internetowej firmy, danych z KRS lub CEIDG, profilach wyszukiwania używanych wcześniej w innych narzędziach oraz informacjach przekazanych przez klienta. Ważne jest także to, jak klient reaguje na rekomendacje: które przetargi akceptuje, które odrzuca i z jakiego powodu. Model Mimiry uczy się z tych interakcji, dlatego z czasem może lepiej rozumieć, jakie zamówienia publiczne są naprawdę interesujące dla danej firmy.

Skąd Mimira bierze przetargi?

Platforma monitoruje kluczowe źródła informacji o zamówieniach publicznych w Polsce. Obejmuje to zarówno oficjalne źródła rządowe, jak i popularne platformy zakupowe oraz biuletyny instytucji publicznych (bazę przetargów znajdziesz tutaj). Dzięki temu użytkownik nie musi samodzielnie sprawdzać wielu stron i ryzykować, że ważne postępowanie pojawi się poza jego stałym zakresem obserwacji.

• Źródła publiczne: polski portal e-Zamówienia oraz unijny TED.

• Platformy zakupowe: między innymi eB2B, Baza Konkurencyjności, Logintrade, e-Zamawiający i Platforma Zakupowa.

• Strony instytucji: indywidualne strony internetowe oraz biuletyny informacji publicznej tysięcy podmiotów.

Łącznie Mimira monitoruje kilkanaście tysięcy źródeł przetargowych. Dane są pobierane i aktualizowane codziennie, a system wykrywa między innymi nowe załączniki, odpowiedzi na pytania, zmiany terminów i modyfikacje dokumentacji. Jeżeli informacje o jednym postępowaniu są rozproszone w kilku miejscach, platforma stara się utrzymywać jedno spójne postępowanie, aby użytkownik nie musiał samodzielnie składać danych w całość.

Baza przetargów i profile wyszukiwania dopasowane do różnych obszarów działalności

W Mimirze firma może korzystać z bazy przetargów oraz wielu profili wyszukiwania w ramach jednego konta. Każdy profil odpowiada innemu obszarowi działalności, dzięki czemu rekomendacje mogą być bardziej precyzyjne. To szczególnie ważne dla firm, które działają w kilku segmentach rynku i nie chcą mieszać przetargów z różnych kategorii w jednej skrzynce.

Przykładowo firma budowlana może mieć osobny profil na roboty drogowe i osobny na budownictwo kubaturowe. Dostawca sprzętu medycznego może rozdzielić postępowania dotyczące jednorazowych wyrobów, aparatury laboratoryjnej i wyposażenia szpitalnego. W trialu dostępne są 3 profile, co pozwala już na początku przetestować, jak różne obszary działalności przekładają się na rekomendowane przetargi.

Jak ustawić profil, żeby monitoring przetargów działał lepiej?

Największy wpływ na jakość rekomendacji ma jasne opisanie tego, co jest dla firmy interesujące, a czego nie chce widzieć w skrzynce odbiorczej. Mimira najlepiej reaguje na instrukcje zapisane prostym językiem i oparte na logice „zawsze” oraz „nigdy”. Dzięki temu system może szybciej odróżnić przetargi potencjalnie atrakcyjne od tych, które na pierwszy rzut oka pasują branżowo, ale w praktyce nie spełniają warunków biznesowych klienta.

• Wskaż, co zawsze jest interesujące: „Zawsze przesyłaj przetargi na instalacje fotowoltaiczne”.

• Określ, czego nie chcesz: „Nigdy nie przesyłaj przetargów, które wymagają odbycia wizji lokalnej”.

• Dodaj warunki brzegowe: „Przesyłaj przetargi na kampanie marketingowe, ale bez postępowań wymagających druku materiałów i dostawy gadżetów”.

• Uzupełniaj feedback: przy odrzuceniu przetargu warto dopisać choć kilka słów powodu, ponieważ pomaga to dopasować kolejne rekomendacje.

Analiza przetargów: szybka decyzja bez czytania całej dokumentacji od zera

Każdy przetarg w Mimirze jest prezentowany wraz z podsumowaniem najważniejszych informacji. Użytkownik widzi dane potrzebne do szybkiej decyzji: przedmiot zamówienia, zamawiającego, lokalizację, termin składania ofert, wadium, kluczowe wymagania i kryteria oceny. Analiza obejmuje także opis przedmiotu zamówienia oraz warunki finansowe, takie jak terminy płatności, zaliczki czy kary umowne.

To szczególnie ważne, ponieważ dokumentacja przetargowa bywa obszerna i rozproszona po wielu plikach. Zamiast otwierać każdy załącznik i ręcznie szukać odpowiedzi, użytkownik dostaje uporządkowany obraz najważniejszych ryzyk oraz wymagań. Analiza i link do strony postępowania są dostępne na każdym etapie pracy, między innymi w widokach: dopasowane przetargi, dokumentacja w przygotowaniu, dokumentacja gotowa i dokumentacja wysłana.

Dedykowane kryteria analizy ofert

Dla firm, które mają własne, stałe warunki udziału w przetargach, Mimira udostępnia dedykowane kryteria analizy ofert. Funkcja pozwala zdefiniować pytania, które system będzie automatycznie sprawdzał przy każdym postępowaniu. Dzięki temu platforma nie tylko streszcza dokumentację, lecz także odpowiada na konkretne pytania ważne z perspektywy danej firmy.

Przykładowe kryteria mogą brzmieć: „Czy wymagane jest doświadczenie w projektach powyżej 1 mln PLN?”, „Czy zamawiający wymaga certyfikatu ISO 9001?”, „Czy termin płatności przekracza akceptowalny poziom?” albo „Czy występują wysokie kary umowne?”. Po zmianie kryteriów system może odświeżyć analizę istniejących przetargów w skrzynce, więc nie trzeba czekać na nowe postępowania, aby zobaczyć efekty ustawień.

Chatbot z kontekstem: pytania o dokumentację przetargową bez zgadywania

Jedną z najbardziej praktycznych funkcji Mimiry jest chatbot działający na kontekście dokumentacji. Użytkownik może zadać pytanie dotyczące konkretnego przetargu, a asystent odpowiada na podstawie dokumentów źródłowych. Co ważne, pokazuje również fragment, z którego pochodzi odpowiedź, dzięki czemu klient może szybko zweryfikować podstawę informacji.

To rozwiązanie przydaje się szczególnie wtedy, gdy trzeba sprawdzić warunki udziału, wymagane załączniki, terminy, sposób podpisania dokumentów czy zapisy dotyczące realizacji zamówienia. Chatbot może też pomagać w pytaniach związanych ze współpracą pomiędzy Mimirą a klientem. Dzięki temu użytkownik nie musi za każdym razem przeszukiwać plików ani czekać na odpowiedź, jeśli potrzebuje szybkiego wyjaśnienia.

Automatyczne wypełnianie dokumentów przetargowych

Największą różnicą między Mimirą a klasyczną wyszukiwarką przetargów jest automatyczne przygotowanie dokumentacji. Platforma wypełnia oferty, załączniki, formularze Word i Excel, korzystając z danych rejestrowych, informacji przekazanych przez klienta, referencji oraz szablonów zgodnych z wymaganiami postępowania. Następnie dokumenty są sprawdzane przez eksperta zamówień publicznych.

Proces jest prosty i uporządkowany. Najpierw AI przygotowuje dokumenty, później ekspert Mimiry je weryfikuje, a następnie klient otrzymuje pakiet z oznaczonymi polami do uzupełnienia. Na końcu klient sprawdza dokumenty, wpisuje brakujące informacje, podpisuje ofertę i składa ją bezpośrednio na właściwej platformie zakupowej lub stronie postępowania.

1. AI wypełnia dokumenty na podstawie dostępnych danych.

2. Ekspert Mimiry weryfikuje formalną poprawność przygotowanego pakietu.

3. Klient otrzymuje dokumentację z oznaczonymi miejscami wymagającymi uzupełnienia.

4. Klient uzupełnia brakujące dane, podpisuje dokumenty i składa ofertę.

Jakie dane Mimira może uzupełnić automatycznie?

Automatyzacja dokumentów działa najlepiej tam, gdzie dane są powtarzalne, formalne i możliwe do potwierdzenia. Mimira może korzystać z danych rejestrowych z KRS lub CEIDG, informacji kontaktowych przekazanych przez klienta, referencji, wykazów osób i usług oraz standardowych oświadczeń wymaganych w postępowaniu. Dzięki temu wiele pól, które normalnie trzeba przepisywać ręcznie, może zostać przygotowanych automatycznie.

• Dane rejestrowe: nazwa firmy, adres, numery identyfikacyjne i podstawowe dane podmiotu.

• Osoby kontaktowe: informacje wskazane przez klienta jako właściwe do danego procesu.

• Referencje: dokumenty i doświadczenie przekazane przez firmę.

• Oświadczenia standardowe: formularze i deklaracje wymagane przez zamawiającego.

• Wykazy osób lub usług: przygotowywane na podstawie danych klienta i wymogów postępowania.

Czego Mimira nie uzupełnia za klienta?

Mimira wspiera wykonawcę, ale nie zastępuje go w decyzjach biznesowych i formalnym złożeniu oferty. Klient zawsze podpisuje dokumenty samodzielnie i to on formalnie uczestniczy w przetargu. Mimira nie ustala też finalnych cen ofertowych — może przygotować pomocniczą wycenę AI, ale ostateczna decyzja cenowa należy do wykonawcy.

• Podpisy: dokumenty podpisuje klient, zgodnie z wymaganiami danego postępowania.

• Ceny ofertowe: finalne ceny zawsze ustala wykonawca.

• Dane niepotwierdzone: Mimira nie wpisuje informacji, których klient nie przekazał lub których nie można potwierdzić.

• Wkład kreatywny: koncepcje, projekty scenografii, autorskie propozycje i treści twórcze muszą zostać przygotowane przez klienta.

Szacunkowe wyceny AI jako punkt odniesienia dla oferty

Mimira oferuje moduł szacunkowych wycen AI, który pomaga zorientować się w potencjalnej wartości zamówienia. System analizuje dokumentację przetargową, porównuje ją z historycznie podobnymi postępowaniami i danymi rynkowymi, a następnie generuje orientacyjne rozbicie kosztów. Taka wycena nie zastępuje decyzji biznesowej klienta, ale może być przydatnym punktem odniesienia przy analizie opłacalności udziału.

Czas przetwarzania wyceny wynosi zwykle około 1–5 minut. Wynik może zostać wyeksportowany do PDF, a w wybranych zakresach funkcjonalnych dostępny jest także dashboard wycen z eksportem do popularnych formatów. Wyceny AI są szczególnie użyteczne wtedy, gdy firma chce szybko ocenić, czy przetarg jest wart dalszej pracy i jak może wyglądać struktura kosztów.

Dla kogo jest Mimira?

Mimira wspiera firmy o bardzo różnej skali: od jednoosobowych działalności gospodarczych po duże przedsiębiorstwa z przychodami liczonymi w setkach milionów złotych. Platforma jest szczególnie przydatna dla organizacji, które chcą systematycznie składać oferty publiczne, ale nie chcą przeciążać zespołu ręcznym przygotowywaniem dokumentów. Sprawdza się też u firm, które dopiero chcą przetestować swój potencjał w zamówieniach publicznych.

Instytucje publiczne kupują bardzo szeroki zakres produktów i usług, dlatego odbiorcami Mimiry mogą być firmy z wielu branż. Ważne jest jednak, aby postępowania miały znaczącą część formalną, ponieważ właśnie tam automatyzacja i ekspercka weryfikacja dają największą oszczędność czasu. Jeżeli przetarg opiera się w dużej mierze na koncepcji kreatywnej, projektowej lub artystycznej, klient musi przygotować tę część samodzielnie, a Mimira może wesprzeć formalną stronę dokumentacji.

• dostawy sprzętu medycznego, laboratoryjnego, IT i biurowego,

• usługi projektowe, architektoniczne, inżynieryjne i BIM,

• usługi szkoleniowe, doradcze i organizacyjne,

• dostawy materiałów opatrunkowych, dezynfekcyjnych, budowlanych i technicznych,

• usługi środowiskowe, operaty wodnoprawne i pozwolenia,

• roboty budowlane, ziemne, remontowe i instalacyjne,

• wiele innych branż, w których pojawiają się zamówienia publiczne.

Czego Mimira nie robi?

Mimira jest rozwiązaniem dla wykonawców, czyli firm, które chcą brać udział w przetargach i składać oferty. Nie jest narzędziem dla zamawiających do organizowania postępowań. To ważne rozróżnienie, ponieważ platforma pomaga zdobywać kontrakty publiczne, ale nie prowadzi postępowań po stronie urzędu, instytucji czy jednostki publicznej.

• nie przygotowuje dokumentacji postępowania dla zamawiających, takiej jak SWZ, OPZ czy ogłoszenia,

• nie prowadzi obsługi prawnej postępowania po stronie zamawiającego,

• nie przeprowadza procedury udzielenia zamówienia,

• nie szacuje wartości zamówienia dla zamawiającego,

• nie działa jako platforma zakupowa do publikacji i prowadzenia przetargów.

Jakie efekty może dać wdrożenie Mimiry?

Najważniejszy efekt dla klientów Mimiry to oszczędność czasu i zwiększenie liczby składanych ofert. Według danych z materiałów źródłowych firmy korzystające z platformy mogą składać nawet 3–4 razy więcej ofert niż wcześniej, poświęcając na proces przetargowy o 90–95% mniej czasu. Średnia wartość wygrywanych przetargów wskazywana w materiałach wynosi kilkaset tysięcy złotych, około 400 000 PLN.

W praktyce oznacza to, że zespół może skupić się na decyzjach strategicznych, kalkulacji ceny i realizacji kontraktów, zamiast na kopiowaniu danych do formularzy. Dla firm, które do tej pory rezygnowały z przetargów przez biurokrację, Mimira może być sposobem na wejście na rynek publiczny bez budowania dużego zaplecza administracyjnego od pierwszego dnia.

Aktualizacje, kalendarz i praca na przetargach w platformie

Mimira nie tylko znajduje przetargi, ale także pomaga nimi zarządzać. Użytkownik może oznaczać postępowania jako obserwowane, odrzucać je, przywracać do skrzynki oraz filtrować po statusach. Dzięki temu baza przetargów nie jest chaotyczną listą ogłoszeń, lecz uporządkowanym miejscem pracy nad realnymi szansami sprzedażowymi.

Platforma zawiera również kalendarz wydarzeń, który pokazuje najważniejsze terminy w układzie miesięcznym, tygodniowym lub harmonogramie. Można śledzić terminy składania ofert, terminy zadawania pytań, przetargi ze skrzynki odbiorczej, aktywne postępowania, odrzucone przetargi oraz własne przypomnienia. Użytkownik może także zapisać wybrane wydarzenie w kalendarzu Google lub Outlook, pamiętając, że późniejsze zmiany terminu aktualizują się w Mimirze, ale nie automatycznie w zewnętrznym kalendarzu.

Co klient otrzymuje, gdy Mimira przygotuje ofertę?

Po przygotowaniu dokumentacji klient otrzymuje uporządkowaną przesyłkę z najważniejszymi elementami potrzebnymi do złożenia oferty. Nie jest to tylko paczka plików, lecz instrukcja dalszego działania: gdzie złożyć ofertę, co podpisać, co zweryfikować i jak zadbać o wadium, jeśli jest wymagane. Dzięki temu proces jest bardziej przewidywalny, nawet jeśli firma nie ma dużego doświadczenia w zamówieniach publicznych.

1. Termin składania ofert — wyraźnie oznaczony, aby ograniczyć ryzyko spóźnienia.

2. Link do postępowania — miejsce, w którym należy złożyć ofertę.

3. Zestaw dokumentów — gotowe pliki do pobrania i weryfikacji.

4. Lista rzeczy do sprawdzenia — kompletna checklista dla klienta.

5. Instrukcja dotycząca wadium — informacja, jak je uiścić i na co uważać przy terminach.

6. Instrukcja złożenia — wskazówki dotyczące podpisu, wysyłki i finalnego złożenia oferty.

Wsparcie po złożeniu oferty i uzupełnianie środków dowodowych

Proces przetargowy nie zawsze kończy się w momencie wysłania oferty. Zamawiający może wezwać wykonawcę do uzupełnienia dokumentów lub środków dowodowych. W takiej sytuacji Mimira może pomóc w konsultacji wymaganych dokumentów i przygotowaniu odpowiednich formularzy.

To ważne, ponieważ wezwania po złożeniu oferty często mają krótkie terminy i wymagają szybkiej reakcji. Dla wykonawcy oznacza to dodatkowe bezpieczeństwo operacyjne: nie zostaje sam z formalnościami po wysłaniu oferty. Mimira wspiera proces tak, aby klient mógł skupić się na merytoryce i decyzjach biznesowych.

Rozwój Mimiry i finansowanie technologii AI

Mimira pozyskała ponad 4 mln PLN w rundzie pre-seed pod przewodnictwem brytyjskiego funduszu Elder Gull. Środki te wspierają rozwój technologii, wzmacnianie zespołu i ekspansję na wybrane rynki europejskie. To istotne, ponieważ automatyzacja zamówień publicznych wymaga nie tylko dobrego interfejsu, ale także zaawansowanej analizy dokumentów, danych historycznych i procesów formalnych.

W materiałach źródłowych podkreślono, że zwycięzcą rynku nie będzie jedynie narzędzie wyszukujące ogłoszenia, ale rozwiązanie zastępujące cały manualny workflow (zerknij na artykuł o narzędziach do przetargów z AI). Mimira wpisuje się właśnie w ten kierunek: od monitoringu przetargów, przez analizę i wyceny, po przygotowanie dokumentacji przetargowej. Dla klientów oznacza to jedno miejsce, w którym można przejść od „czy ten przetarg jest dla nas?” do „mamy gotowy pakiet do złożenia”.

Jak sprawdzić potencjał firmy w zamówieniach publicznych?

Wiele firm uważa, że w ich branży nie ma przetargów, choć instytucje publiczne kupują bardzo szeroki zakres usług i produktów. Dotyczy to między innymi IT, marketingu, szkoleń, żywności, sprzętu medycznego, remontów, usług środowiskowych i dostaw specjalistycznych. Dlatego pierwszym krokiem nie musi być od razu budowa procesu przetargowego, ale sprawdzenie, jakie aktualne postępowania pasują do profilu firmy.

Mimira umożliwia szybką analizę potencjału po podaniu adresu strony internetowej. System może wygenerować spersonalizowaną listę aktualnych przetargów i pokazać, gdzie firma ma realne szanse na udział. Aby dowiedzieć się więcej, warto odwiedzić stronę Mimira lub skontaktować się z zespołem pod adresem info@mimira.eu.

Podsumowanie: dlaczego Mimira zmienia podejście do przetargów?

Mimira odpowiada na jeden z największych problemów rynku: zamówienia publiczne są ogromną szansą sprzedażową, ale dla wielu firm pozostają zbyt czasochłonne i formalne. Platforma łączy monitoring przetargów, inteligentną bazę przetargów, analizę dokumentacji, chatbot z kontekstem, szacunkowe wyceny AI oraz automatyczne przygotowanie dokumentów z weryfikacją eksperta. Dzięki temu wykonawcy mogą składać więcej ofert, szybciej podejmować decyzje i ograniczać ryzyko błędów formalnych.

Jeśli Twoja firma chce wejść w oferty publiczne albo zwiększyć skalę udziału w przetargach, Mimira może stać się praktycznym centrum pracy nad całym procesem. To nie tylko aplikacja do przetargów AI, ale narzędzie, które pomaga przełożyć potencjał rynku publicznego na konkretne oferty i realne kontrakty. Sprawdź, jakie przetargi czekają na Twoją firmę — być może pierwsza dobrze dopasowana szansa jest bliżej, niż myślisz.

Autor artykułu:
Mikołaj Grelewicz
CEO w Mimira
Aplikacja do przetargów z AI