Oczekiwanie na uiszczenie należności przez spóźnionego kontrahenta to bardzo częsty problem w biznesie i zmora każdego przedsiębiorcy. Nieuczciwy kontrahent nie powinien jednak grać na zwłokę i czuć się bezkarny; wierzyciel ma bowiem prawo do wymagania odsetek za zwłokę, kary umownej (jeśli taka została wcześniej ustalona) i wystawienia dłużnikowi noty obciążeniowej.
Co to jest nota obciążeniowa?
Nota obciążeniowa to przydatny dokument księgowy, dzięki któremu przedsiębiorca może uzyskać zryczałtowaną rekompensatę za koszta odzyskania długu. Przedsiębiorca może, ale nie musi, zająć się egzekwowaniem długu osobiście, wielu wierzycieli jednak słusznie wybiera przeniesienie tej uciążliwości na zewnętrzną firmę windykacyjną. Przedsiębiorca może wtedy skupić się na nowych transakcjach, pomnażaniu zasobów i rozwijaniu marki, podczas gdy profesjonaliści zadbają o szybsze ściągnięcie należności.
Jak uzyskać rekompensatę?
Jak wspomniano, wierzycielowi należy się rekompensata za koszty poniesione w celu egzekucji długu. Zostaje ona naliczona automatycznie w pierwszym dniu opóźnienia i stanowi formę odszkodowania dla wierzyciela. Rekompensata ta jest niezbywalna, nie podlega też podatkowi VAT. Jako że jest zryczałtowana, wierzyciel nie ma obowiązku udowodnić poniesionych kosztów ściągania należności.
Do 31 grudnia 2019 włącznie każdy wierzyciel mógł liczyć na taką samą rekompensatę niezależnie od wysokości swojego roszczenia – był to ryczałt 40 euro. 1 stycznia 2020 nastąpiła zmiana w ustawie, dzięki której wyodrębniły się trzy progi wysokości należności. Dla transakcji zawartych od 1.01.2020 włącznie, wysokość rekompensaty to więc 40, 70 lub 100 euro zależnie od wartości roszczenia. (Ważne: rekompensaty nie sumują się.) Wysokości te kształtują się następująco:
- a) roszczenie nieprzekraczające 5 000 złotych: rekompensata 40 euro
- b) roszczenie wyższe od 5 000 złotych, ale niższe niż 50 000 złotych: rekompensata 70 euro
- c) roszczenie równe lub wyższe od 50 000 złotych: rekompensata 100 euro.
Rekompensaty są przeliczane z euro na złote według średniego kursu podanego przez NBP z ostatniego dnia roboczego miesiąca poprzedzającego miesiąc, w którym świadczenie pieniężne stało się wymagalne.
Wzór noty obciążeniowej
Nie istnieje oficjalny wzór noty obciążeniowej, powinna ona jednak zawierać następujące pozycje: rodzaj dowodu i jego numer identyfikacyjny, dane stron oraz opis, wartość i datę dokonania operacji. Należy też dodać datę sporządzenia dowodu, jeśli jest inna niż data operacji. Wartości w walutach należy przeliczyć na złote zgodnie z kursem z dnia wystawienia noty obciążeniowej.
Obie strony otrzymują po jednym egzemplarzu noty. Jako że dokument ten nie musi być podpisany przez dłużnika, nie musi też trafić do niego w wersji papierowej, wystarczy do tego e-mail. Można, ale nie trzeba, wymagać odesłania podpisanej papierowej kopii.
Jak widać, zasady mogą być nieco zamglone. Jeśli przedsiębiorca ma wątpliwości co do wyglądu i metod przekazania swojej noty obciążeniowej, powinien zdecydowanie zgłosić się do profesjonalnej firmy windykacyjnej.
