Nawet jeżeli przedsiębiorca otrzyma przedpłatę to zazwyczaj w formie zaliczki, która stanowi tylko część oczekiwanej należności. Tworzy to oczywiście ryzyko, że wykonane świadczenie nie zostanie opłacone i strony będą prowadzić spór o należność.

Przykład: Jan prowadzi warsztat mechaniczny. Otrzymał zlecenie przeglądu technicznego, wymiany płynów eksploatacyjnych oraz części, których aktualne zużycie wskazuje na taką konieczność. Zlecenie wykonał zgodnie z najlepszymi praktykami swojego zawodu. Ku jego zaskoczeniu, zleceniodawca zakwestionował fakturę i odmówił płatności. Co w takiej sytuacji może zrobić Jan?  

Jaką funkcję pełni faktura?

Wystawiona faktura nie jest sama w sobie dowodem na istnienie skutecznego roszczenia o zapłatę. Faktura to dokument rozliczeniowy, który powstaje dla celów podatkowych, a warunki jego wystawienia precyzują przepisy ustawy o podatku dochodowym i podatku od towarów i usług (ustawy o podatku VAT). Wspomniane przepisy określają, w jakich sytuacjach przedsiębiorca ma prawo i obowiązek wystawić Fakturę VAT oraz łączą ten fakt ze skutkami podatkowymi dla przedsiębiorcy w obszarach podatku dochodowego i VAT.

Podstawą do roszczenia o zapłatę jest wykonanie umowy, jaką strony uprzednio zawarły, stąd też język prawny posługuje się sformułowaniem o „należności stwierdzonej fakturą”. Innymi słowy, to powstanie należności jest podstawą do wystawienia faktury. Faktura z kolei może potwierdzać istnienie należności, a tym samym zasadność roszczenia wierzyciela.

Przykład: Jan zleca działania windykacyjne przez Payhelp. Pierwszym etapem jest zawsze działanie polubowne. Dochodząc należności, staramy się zrozumieć motywację drugiej strony i przyczynę, dla której odmawia ona rozliczenia.

Faktura jako dowód

Faktura jest dokumentem, który wraz z okolicznościami jego wystawienia może stanowić dowód zawarcia umowy, przedmiotu świadczenia, charakteru jego wykonania, ceny i terminu płatności. W pewnych okolicznościach doręczona kontrahentowi Faktura VAT może być uznana za skuteczne wezwanie do zapłaty. W tym zakresie istotną rolę odgrywa dotychczasowe orzecznictwo Sądu Najwyższego, który kilkukrotnie wskazywał na warunki, jakie pozwalają uznać fakturę VAT za wezwanie do zapłaty: nastąpi to wówczas, gdy w fakturze zawarto stosowną wzmiankę co do sposobu i czasu zapłaty (m.in. Uchwała SN z 19.5.1992 r., III CZP 56/92, Wyrok SN z 7.7.2005 r., IV CSK 87/08).

Przykład: Payhelp przystępuje do rozpoczęcia windykacji polubownej. Analizuje dostarczone dokumenty, dobiera strategię działań i kontaktuje się z dłużnikiem

Dowiedz się jak i termin faktury powinien być na fakturze: https://payhelp.pl/blog/jaki-termin-platnosci-powinien-byc-na-fakturze/

Faktura papierowa czy elektroniczna?

Faktura może mieć formę papierową lub formę elektroniczną (wystawioną i otrzymaną w dowolnym formacie elektronicznym, np. pliku PDF). Jednak zgodnie z art. 106n ust. 1 ustawy o podatku VAT, stosowanie faktur elektronicznych wymaga akceptacji odbiorcy faktury. Zatem, jeśli strony nie umówiły się na elektroniczny obieg dokumentów, możliwe jest tylko wystawienie faktury w formie papierowej i jej wysyłka listowna.

Przykład: Negocjator Payhelp ustala, czy wystąpił błąd w działaniach Wierzyciela. Działania windykacyjne są wstrzymane do momentu wyjaśnienia sytuacji.

Doręczenie faktury

Faktura może zostać doręczona m.in. za pośrednictwem operatora pocztowego lub firmy kurierskiej. W przypadku wysyłki za pośrednictwem placówki operatora wyznaczonego w rozumieniu ustawy prawo pocztowe - potwierdzenie nadania przesyłki rejestrowanej ma moc dokumentu urzędowego (art. 17 ustawy prawo pocztowe), więc z reguły jest przekonującym dowodem, że przesyłkę z fakturą wysłano do odbiorcy. Wysyłając list za zwrotnym potwierdzeniem odbioru, można będzie uzyskać kolejny dowód, że przesyłkę doręczono. Jednakże wysyłka listu przesyłką nierejestrowaną (czyli zwykłym listem), może utrudnić udowodnienie nadania lub doręczenia przesyłki, co z kolei raczej skomplikuje dalsze działania wobec kontrahenta.

Przykład: Jeżeli faktura została niepoprawnie dostarczona do Kontrahenta, Payhelp informuje o tym Wierzyciela. Dokument pokwitowania nadania faktury do Dłużnika, dostarczony do Payhelp stanowi moment wznowienia działań windykacyjnych.

Adresat faktury

Adres kontrahenta można ustalić za pomocą publicznych rejestrów: Krajowego Rejestru Sądowego (KRS) lub Centralnej Ewidencji i Informacja o Działalności Gospodarczej (CEiDG), w których powinny być zamieszczone aktualne informacje o miejscu prowadzonej działalności przedsiębiorcy i jego siedzibie. W przypadku, jeśli w rejestrze jest wskazany adres do korespondencji, to właśnie nim w pierwszej kolejności należy się posłużyć.

Sprawdź również ile wynoszą odsetki od niezapłaconej fakturyhttps://payhelp.pl/blog/odsetki-jakie-sa-rodzaje-i-w-jakiej-maksymalnej-wysokosci-moga-byc-nalozone-na-dluznika/

Skuteczne doręczenie faktury

Przepisy nie regulują, kiedy istnieje prawo do odmowy lub przyjęcia faktury. Skutecznego doręczenia faktury możemy dokonać w ramach wezwania dłużnika do uiszczenia należności. Pismo takie powinno się składać z treści wezwania i załączonej do niego faktury oraz zostać wysłane pocztą poleconą na adres dłużnika za potwierdzeniem odbioru. Tak wysłany dokument można uznać za doręczony dłużnikowi.    

Przykład: Pismo wzywające dłużnika do zapłaty zostaje skutecznie doręczone, dodatkowe ustalenia telefoniczne pozwalają na rozwiązanie wątpliwości i płatność zostaje wykonana. Dzięki negocjatorowi Payhelp udało się uniknąć procesu i szybko uzyskać należność.