Zastanawiałeś się kiedyś, dlaczego niektóre konferencje są tak świetnie zorganizowane? Chciałbyś zorganizować idealną konferencję, ale nie wiesz, jak to zrobić? Podpowiadamy, jak krok po kroku zaplanować udany event.
Konferencja to wydarzenie, podczas którego osoby o wspólnych zainteresowaniach spotykają się, aby dyskutować na określony temat. Pokażemy ci, jak organizację takiego branżowego spotkania przekuć w sukces.
Planowanie konferencji
Nim rzucisz się w wir przygotowań, zastanów się, dlaczego w ogóle chcesz zorganizować tę konferencję? Czy chcesz zgromadzić ekspertów z branży, czy raczej przedstawić światu przełomowy produkt lub usługę? Wiedza na ten temat ułatwi podejmowanie kolejnych decyzji.
Pamiętaj, że kluczowy jest też termin wydarzenia oraz miejsce spotkania. Warto wybrać datę, która nie koliduje ze znanymi wydarzeniami w branży. Pomyśl, czy w podobnym okresie nie ma jakichś świąt, wydarzeń lokalnych, koncertów czy zawodów sportowych – które mogą spowodować, że mniej osób będzie zainteresowanych udziałem w twoim wydarzeniu. Co do miejsca – zastanów się, czy konferencja ma być w dużym mieście, czy może w spokojnej okolicy? Jak daleko będzie od lotniska lub centrum miasta, skąd można na przykład dostać się prosto z dworca PKP. Może zamiast robić wydarzenie w centrum zakorkowanej stolicy, lepiej postawić na konferencję pod Warszawą w niebanalnym hotelu, w pięknych okolicznościach przyrody, a jednocześnie blisko trasy s8 i terenów targowych?
Nie zapomnij o takich aspektach, jak wielkość sali, dostępność miejsc parkingowych, a także możliwości technicznych obiektu. Dobrze przemyśl formułę wydarzenia – warsztaty, panele dyskusyjne, quizy i konkursy na pewno urozmaicą agendę spotkania. Wydaje się skomplikowane? Spokojnie, po kolei to ogarniesz!
Budżetowanie
Kalkulator w dłoń! Przygotuj listę wszystkich możliwych wydatków - od wynajmu sali, cateringu, obsługi multimediów, konferansjera, aż po wynagrodzenia, zwrot pieniędzy za dojazd i noclegi dla prelegentów. Lepiej przewidzieć wszystko z wyprzedzeniem niż mieć niemiłe niespodzianki. Chyba nie planujesz sfinansować tego wszystkiego sam? Zastanów się, które firmy mogą być zainteresowane wspieraniem Twojej konferencji i jakie korzyści możesz im zaoferować w zamian za wsparcie Twojej inicjatywy. Pomyśl, jaką wartość mogą otrzymać uczestnicy – poza samym udziałem w wydarzeniu. Stwórz atrakcyjne pakiety, także dla najbardziej wymagających uczestników konferencji.
Promocja wydarzenia
Pamiętaj o mediach społecznościowych, grupach branżowych na Facebooku i wydarzeniach na Linkedinie. Dzięki nim szybko dotrzesz do szerokiej grupy odbiorców. Grunt to regularne posty i angażowanie swojej społeczności na długo przed eventem! Nie zapomnij o starym dobrym email marketingu i poczcie pantoflowej. Poinformuj media branżowe, zadbaj o ambasadorów eventu. Spraw, by jak najwięcej osób mówiło o Twoim wydarzeniu. Pamiętaj, że znakomici mówcy i znane nazwiska działają jak magnes. Może uda Ci się ściągnąć kogoś naprawdę znanego w branży?
Logistyka
Zadbaj o prosty system rejestracji online oraz efektywny proces akredytacji na miejscu. Zadbaj o catering dopasowany do różnych preferencji. Jeśli oczekujesz gości z daleka, warto także pomyśleć o opcjach noclegowych. Na przerwie kawowej będzie kilkadziesiąt lub kilkaset osób? Jeden ekspres do kawy nie załatwi sprawy, bo przed urządzeniem powstanie w ciągu kilku chwil gigantyczna kolejka.
Przygotowanie materiałów konferencyjnych
Dobrzy prelegenci mogą przyciągnąć tłumy. Zadbaj o to, aby ich prezentacje były merytoryczne i angażujące. Nikt nie chce słuchać monotonnych wykładów przez cały dzień! Poproś o prezentacje na tydzień przed wydarzeniem, byś miał czas je przejrzeć i przedyskutować z ekspertami. W ten sposób unikniesz niespodzianek, przeładowanych treściami i slajdami plików i stricte sponsorskich wystąpień. Zastanów się, czy chcesz, by uczestnicy biegali z reklamówkami pełnymi niepotrzebnych plastikowych gadżetów reklamowych, czy nie lepiej postawić na rozwiązania ekologiczne? Pamiętaj, że istnieją aplikacje mobilne specjalnie dla uczestników konferencji. To świetny sposób, aby podzielić się informacjami i zbierać feedback w czasie rzeczywistym.
Co jeszcze warto wiedzieć, organizując konferencję?
Ostatnie słowa zostają w pamięci. Podziękuj wszystkim za udział, podsumuj najważniejsze momenty i zapowiedz ewentualne kolejne edycje! Stwórz atrakcyjny materiał video, który pokaże interakcję i zainteresowanie podczas wystąpień ekspertów i dobrą zabawę w czasie afterparty. Twoja praca nie kończy się, gdy wszyscy wrócą do domu. Zbierz opinie uczestników, aby dowiedzieć się, co poszło dobrze, a co można poprawić.
