Ile kosztuje system CRM?

Ile kosztuje system CRM i od czego zależy wycena?

System CRM nie ma jednej stałej ceny. To rozwiązanie technologiczne wyceniane elastycznie, zgodnie z potrzebami firmy, liczbą użytkowników, zakresem funkcji oraz poziomem zaawansowania wdrożenia.

Wbrew pozorom, wydatek na CRM nie sprowadza się wyłącznie do comiesięcznej opłaty za dostęp do aplikacji. Należy uwzględnić również inne aspekty: integracje, szkolenia, konfiguracje i ewentualne dostosowanie systemu do istniejących procesów biznesowych.

Dlaczego cena CRM nigdy nie jest przypadkowa?

Zanim padnie konkretna kwota, trzeba zadać sobie pytanie: czego oczekujesz od systemu CRM w kontekście swojej organizacji? To właśnie twoje potrzeby wyznaczają strukturę opłat. Różnice w cenach nie wynikają z widzimisię dostawcy, ale ze stopnia złożoności narzędzia, poziomu automatyzacji, obsługi, a także bezpieczeństwa danych.

Zaawansowane funkcje, pełna historia interakcji z klientami, segmentacja użytkowników, dedykowane poziomy uprawnień czy wsparcie w integracji API – wszystko to wymaga konkretnej infrastruktury i nakładów technicznych, a więc generuje koszty.

Dlatego w rzeczywistości, kiedy przyglądasz się cennikowi systemu CRM, analizujesz stawkę, ale i pełne zaplecze technologiczne, które za nią stoi.

Cennik CRM – jak kształtują się progi cenowe?

Przyjrzyjmy się rzeczywistym zakresom cenowym – zestawionym w sposób praktyczny i zrozumiały dla każdej firmy. Poniżej znajdziesz cennik CRM dostosowanego do potrzeb mikro-, małych- oraz średnich przedsiębiorstw.

Przykładowy cennik jednego z popularnych CRM – Raynet CRM. Źródło: www.raynetcrm.pl/cennik/

Plan startowy – rozwiązanie dla mikrozespołów

Plan startowy Raynet CRM.

Na najniższym poziomie cenowym znajdują się systemy CRM dedykowane dla osób prowadzących jednoosobową działalność lub małych firm liczących do trzech użytkowników.

Koszt takiego rozwiązania zaczyna się od około 69 zł netto miesięcznie za jednego użytkownika. W tej opcji otrzymujesz dostęp do bazy kontaktów, zarządzania szansami sprzedaży oraz podstawowych narzędzi do planowania i kalendarza.

Zestaw idealny dla tych, którzy stawiają pierwsze kroki w organizowaniu pracy sprzedażowej, ale nie rezygnują z przejrzystości danych i prostych automatyzacji.

W tej wersji często brak rozbudowanego raportowania, poziomów uprawnień czy integracji API – co ogranicza możliwości rozwoju w dłuższej perspektywie.

Pakiet profesjonalny – dla dynamicznych zespołów

Plan profesjonalny Raynet CRM.

Kolejny poziom kosztowy wynosi średnio 129 zł netto miesięcznie. Taki plan odpowiada potrzebom rozwijających się działów handlowych i zespołów marketingu, które pracują na wielu kanałach komunikacji.

Do standardowych funkcji dochodzą:

• pełne skrzynki odbiorcze i nadawcze wiadomości;

• integracja z narzędziami zewnętrznymi i kalendarzami;

• personalizacja pól danych i interfejsu;

• dostęp do inteligentnych raportów i zaawansowanej analizy pipeline.

W ramach tej wersji można pracować wieloetapowo, wykorzystywać automatyzację zadań oraz korzystać z funkcji opartych na sztucznej inteligencji – co wpływa na wzrost skuteczności sprzedaży.

Plan korporacyjny – dla wymagających struktur

Plan korporacyjny Raynet CRM.

Rozwiązanie przeznaczone dla dużych firm, które prowadzą złożone procesy sprzedażowe, wymaga zaawansowanego raportowania i restrykcyjnych polityk bezpieczeństwa.

Cena takiego pakietu sięga 199 zł netto za użytkownika miesięcznie i zawiera m.in.:

• jednokrotne logowanie (SSO);

• zarządzanie poziomami dostępu według hierarchii organizacyjnej;

• wdrożenie z dedykowanym opiekunem klienta;

• rozszerzone usługi zgodności i administracji.

W tym przedziale cenowym firmy otrzymują kompleksowe rozwiązanie gotowe do pracy w środowiskach o dużym stopniu odpowiedzialności, także prawnej – jak w przypadku danych wrażliwych lub długoterminowych kontraktów B2B.

Czynniki wpływające na wycenę systemu CRM

Liczba użytkowników i zakres obowiązków

Każdy użytkownik systemu CRM korzysta z indywidualnego konta, do którego przypisane są dane, działania, uprawnienia oraz zadania. W związku z tym, im większa liczba pracowników potrzebuje dostępu do aplikacji, tym wyższa suma miesięczna.

To jednak nie tylko liczba, ale także zróżnicowanie funkcji użytkownika – np. handlowiec, analityk czy administrator – wpływa na potrzebę wdrożenia odpowiednich uprawnień i funkcjonalności, co może zwiększać koszt konfiguracji.

Potrzeba automatyzacji procesów

Systemy CRM zbudowane z myślą o efektywności procesów zawierają narzędzia umożliwiające eliminację powtarzalnych działań. Automatyczne przypisywanie zadań, generowanie leadów na podstawie formularzy, powiadomienia o szansach sprzedaży – wszystkie te elementy zmniejszają nakład pracy manualnej, ale wymagają odpowiedniego przygotowania.

Automatyzacje nie są dodatkiem – stają się dziś standardem w systemach wysokiej klasy, a ich pełne wykorzystanie wpływa na ostateczny koszt pakietu.

Integracja z innymi narzędziami

W praktyce system CRM rzadko działa w oderwaniu od innych aplikacji – od narzędzi e-mailowych, przez programy do faktur VAT, aż po marketingowe platformy do kampanii.

Integracja z tymi rozwiązaniami, zwłaszcza przy użyciu interfejsu API, wymaga dopasowania i testowania, co często oznacza dodatkowy koszt, jeśli plan podstawowy go nie uwzględnia.

Przykładowe integracje Raynet CRM.

Wdrożenie systemu CRM i jego przebieg

Implementacja CRM może być szybka – w przypadku firm jednoosobowych – lub bardziej złożona, gdy wymaga migracji danych z poprzednich systemów, konfiguracji hierarchii dostępu i zaawansowanych szkoleń.

Proces wdrożeniowy zwykle przebiega w kilku etapach:

• analiza obecnych procesów sprzedażowych i struktury danych;

• import leadów, klientów, historii zamówień;

• przygotowanie panelu klienta i dostosowanie wyglądu;

• szkolenia zespołu i testy działania aplikacji.

Złożone wdrożenie to inwestycja – zarówno czasowa, jak i finansowa – dlatego koszt ten może się różnić w zależności od planu i wsparcia oferowanego przez dostawcę.

Czego jeszcze się spodziewać? Koszty ukryte, o których warto wiedzieć

Choć ceny pakietów wydają się przejrzyste, warto zapytać o potencjalne dodatkowe opłaty, obejmujące:

• zakup większej przestrzeni na dane, jeśli przekroczysz limit;

• dostęp do dedykowanego wsparcia technicznego poza standardem;

• tworzenie niestandardowych modułów lub eksportów danych;

• wdrożenia offline, jeśli infrastruktura musi działać na serwerze klienta.

Nie są to elementy obowiązkowe, ale w określonych sytuacjach mogą okazać się niezbędne, zwłaszcza w większych projektach.

Jak dobrać system CRM do potrzeb Twojej firmy?

Dobór odpowiedniego systemu CRM nie polega jedynie na „sprawdzeniu, który plan zawiera najwięcej funkcji”. Najważniejsze, aby oprogramowanie odpowiadało rzeczywistym potrzebom Twojej firmy – a nie było przerostem formy nad treścią.

Przykładowe rozwiązania analityczne Raynet CRM.

W firmie, która prowadzi sprzedaż opartą na relacjach z klientem, wystarczający będzie pakiet oferujący szczegółową historię interakcji i kalendarz spotkań powiązany z konkretnymi osobami kontaktowymi. Tam, gdzie priorytetem jest efektywność operacyjna, ważniejsze okażą się automatyzacje procesów i integracje z innymi systemami.

Zanim sięgniesz po konkretne rozwiązanie, zadaj sobie następujące pytania:

1. Czy działasz w modelu B2B, czy B2C?

2. Ilu członków zespołu sprzedażowego potrzebuje dostępu do CRM?

3. Czy potrzebna jest pełna integracja z marketingiem i księgowością?

4. Jak skomplikowany okazuje się proces sprzedaży w Twojej firmie?

5. Czy planujesz w przyszłości rozszerzyć działalność lub wprowadzić nowe kanały komunikacji?

Nie każdy CRM nadaje się dla każdej firmy – nawet jeśli wygląda świetnie na papierze.

Cennik CRM w kontekście małych firm

W małych firmach, które często składają się z właściciela i maksymalnie kilku pracowników, CRM pełni funkcję organizacyjną – ułatwia utrzymanie porządku, monitorowanie klientów i kontrolę nad zadaniami.

Plan podstawowy Raynet CRM – dostępny za około 69 zł netto miesięcznie za użytkownika – pozwala zarządzać bazą kontaktów, prowadzić kalendarz działań oraz planować rozmowy i spotkania. To wystarczające rozwiązanie dla mikroprzedsiębiorstw, które chcą przejść z zeszytu i arkusza kalkulacyjnego na bardziej uporządkowaną pracę.

Na co zwrócić uwagę przy wyborze finalnego rozwiązania?

• Czy system oferuje wsparcie techniczne w cenie?

• Czy można łatwo zaimportować dane z Excela?

• Czy baza klientów pozwala filtrować i wyszukiwać według różnych kryteriów?

Wybór planu na tym etapie powinien być rozsądny – nie chodzi o bogactwo funkcji, tylko o stabilność i wygodę pracy. Cena musi iść w parze z realną użytecznością.

Koszty CRM dla średnich zespołów

Firmy zatrudniające kilkunastoosobowe zespoły handlowe, często działające w różnych regionach lub z różnymi segmentami klientów, potrzebują bardziej rozbudowanego rozwiązania. Tutaj plan za 129 zł netto miesięcznie zyskuje znaczenie strategiczne.

Z poziomu takiego CRM możliwe jest:

• prowadzenie kilku ścieżek sprzedażowych jednocześnie;

• segmentacja klientów według branży, potencjału, źródła pozyskania;

• rozdzielanie zadań i kontaktów między handlowców z zachowaniem kontroli menedżerskiej;

• korzystanie z raportów aktywności i postępów w realizacji celów.

System powinien też automatycznie przypisywać działania, powiązywać je z konkretnym klientem oraz umożliwiać dostęp do pełnej historii komunikacji. Bez takiej funkcjonalności trudno mówić o realnym wsparciu sprzedaży.

Co liczy się w średniej wielkości firmach?

• obecność raportów i wskaźników skuteczności sprzedaży;

• dostęp do funkcji automatyzujących zadania;

• integracja z pocztą, kalendarzami oraz platformami marketingowymi;

• możliwość samodzielnego dostosowywania pól i filtrów danych.

Koszt CRM w tym przypadku staje się inwestycją. Zyskujesz porządek, ale też narzędzie do podejmowania decyzji opartych na danych.

Duże firmy i organizacje – inna liga, inne potrzeby

W przedsiębiorstwach działających w wielu krajach, sektorach lub zespołach sprzedażowych o różnych priorytetach, system CRM musi obsługiwać bardziej złożone scenariusze. Tutaj wchodzi w grę plan za 199 zł netto – rozszerzony o funkcje administracyjne, zarządzanie strukturą organizacyjną oraz pełne bezpieczeństwo danych.

Dzięki rozbudowanej hierarchii dostępu, menedżerowie mogą nadzorować tylko swoje zespoły, dział compliance ma wgląd do odpowiednich obszarów, a kierownictwo zarządcze widzi raporty zbiorcze z całej organizacji.

CRM klasy korporacyjnej zawiera:

• zaawansowaną analizę lejka sprzedaży;

• możliwość prognozowania przychodów;

• pełną historię zmian w rekordach i działaniach użytkowników;

• logowanie jednokrotne (SSO) oraz profile zabezpieczeń;

• dedykowanego opiekuna projektu oraz wsparcie we wdrożeniu.

Zapamiętaj!

Dla dużych struktur system staje się rdzeniem procesów biznesowych – a jego koszt wynika z odpowiedzialności, jaką przejmuje za porządek w danych, komunikacji i działaniach sprzedażowych.

Czy system CRM działa w chmurze, czy na serwerze klienta?

Większość nowoczesnych systemów CRM funkcjonuje jako aplikacja dostępna w przeglądarce internetowej – czyli w modelu chmurowym (cloud). Dane są przechowywane na zabezpieczonych serwerach dostawcy, z zastosowaniem szyfrowania, kopii zapasowych i zaawansowanych protokołów bezpieczeństwa.

W przypadku niektórych firm – zwłaszcza działających w sektorze prawnym, medycznym lub finansowym – dopuszcza się możliwość instalacji CRM na serwerze klienta. Taka opcja jest zazwyczaj dostępna w najwyższych planach taryfowych i wymaga indywidualnego wdrożenia.

Istotna funkcja komunikacyjna w CRM – dodawanie spotkań.

Licencja, limity i użytkownicy – o czym trzeba pamiętać?

Opłata za system CRM obejmuje licencję na użytkownika. Każda osoba korzystająca z systemu musi mieć osobne konto – niezależnie od tego, czy pełni rolę handlowca, menedżera, czy administratora.

Zwiększenie liczby użytkowników wiąże się ze wzrostem kosztów, ale też z możliwością nadawania różnym osobom indywidualnych poziomów dostępu i uprawnień.

W systemach lepiej dopasowanych do potrzeb organizacji dostępne są:

• profile zabezpieczeń – umożliwiające ograniczenie widoczności danych;

• historia aktywności – pokazująca działania konkretnego użytkownika;

• personalizacja widoków – dostosowana do ról w zespole.

Czy obowiązuje limit danych?

Większość CRM-ów posiada określony limit przestrzeni dyskowej przypisanej do danego planu. Dotyczy to nie tylko kontaktów i transakcji, ale również załączników, dokumentów, notatek i wiadomości.

Po przekroczeniu standardowego progu można zwykle wykupić dodatkową przestrzeń – koszt takiego rozszerzenia jest określany indywidualnie. Dla użytkowników planów premium dostępna okazuje się zwiększona wydajność infrastruktury oraz indywidualne zarządzanie archiwizacją danych.

Integracja systemu CRM z innymi narzędziami

Współczesne systemy CRM nie działają w izolacji – ich zadaniem jest wsparcie sprzedaży, ale także współpraca z innymi działami, zwłaszcza marketingiem i obsługą klienta. Dlatego coraz częściej oczekuje się, że CRM będzie zintegrowany z innymi systemami używanymi w firmie.

Najczęściej obsługiwane integracje obejmują:

• połączenie z kalendarzami (np. Google);

• synchronizację kontaktów i wiadomości e-mail;

• integrację z narzędziami marketingowymi (np. Mailchimp);

• eksport danych do systemów fakturowania lub ERP;

• dostęp do otwartego interfejsu programistycznego (API) – umożliwiającego tworzenie własnych połączeń.

Czy automatyzacja naprawdę zmniejsza koszty?

Zdecydowanie tak. Funkcje automatyzujące działania zespołu handlowego należą do najważniejszych przewag dobrze wdrożonego CRM-u.

Mówimy tu o narzędziach, które:

• przypisują zadania w zależności od statusu klienta;

• monitorują postępy w lejku sprzedaży;

• wysyłają automatyczne przypomnienia i wiadomości;

• generują prognozy na podstawie danych z ostatnich miesięcy.

W konsekwencji handlowcy nie muszą poświęcać czasu na bieżące aktualizowanie informacji – system „prowadzi” ich przez proces sprzedaży. W dłuższej perspektywie automatyzacja wpływa na zmniejszenie kosztów pracy, zwiększenie skuteczności działań i lepsze zarządzanie czasem.

Wybór planu – jak zdecydować, który plan wybrać?

Decyzja o wyborze konkretnego planu CRM powinna być poprzedzona analizą wewnętrznych potrzeb organizacji, liczby użytkowników, złożoności procesów sprzedażowych oraz wymaganych integracji.

Nie warto płacić za funkcje, które nie będą używane – ale równie niebezpieczne jest niedoszacowanie potrzeb i wybór zbyt podstawowego rozwiązania. Zbyt ograniczony CRM może spowalniać rozwój i wymuszać późniejsze, kosztowne zmiany.

Wybór powinien opierać się na następujących pytaniach:

1. Ilu użytkowników potrzebuje dostępu do systemu?

2. Jakie procesy chcesz zautomatyzować?

3. Czy potrzebujesz funkcji AI lub raportów predykcyjnych?

4. Jak ważne są integracje z innymi systemami?

5. Czy konieczne jest wdrożenie na serwerze klienta?

Na tej podstawie znacznie łatwiej wybrać pakiet dopasowany do struktury Twojej organizacji – bez przepłacania i bez ograniczeń w rozwoju.

Myśli końcowe

System CRM to narzędzie usprawniające strukturalne zarządzanie relacjami z klientami, analizę lejka sprzedaży oraz automatyzację zadań w zespołach handlowych i operacyjnych. Wybór odpowiedniego pakietu wymaga precyzyjnej analizy liczby użytkowników, procesów oraz koniecznych integracji systemowych. Koszty zależą od modelu wdrożenia, zakresu funkcji, poziomu personalizacji i rodzaju infrastruktury – od aplikacji chmurowej po instalację na serwerze klienta. Prawidłowo dobrany system pozwala zwiększyć przewidywalność działań, ograniczyć błędy i podejmować decyzje w oparciu o aktualne dane.

Jeśli chcesz pracować na stabilnym, intuicyjnym i technologicznie zaawansowanym systemie CRM, skorzystaj z oferty Raynet. Aby dowiedzieć się więcej i rozpocząć współpracę, zaplanuj 30-minutową prezentację działania systemu – wystarczy wypełnić formularz na stronie internetowej Raynet.

Jak wybrać odpowiedni system CRM dla swojej firmy?

Dobór systemu powinien opierać się na strukturze zespołu, charakterze sprzedaży oraz procesach wymagających optymalizacji. Skoncentruj się na narzędziach odpowiadających na realne potrzeby operacyjne, m.in. ofertowanie, analiza szans sprzedaży czy segmentacja klientów.

Czy dostępne pakiety zawierają wszystkie funkcje, czy potrzebne są dodatkowe moduły?

W zależności od wybranego planu część funkcji może być wbudowana, a część wymagać aktywacji oddzielnych rozszerzeń. Jeśli potrzebujesz np. integracji API, podpisów elektronicznych lub rozbudowanego raportowania, konieczne będzie włączenie dodatkowych modułów.

Jak wygląda kwestia płatności i faktur VAT?

System CRM działa w modelu subskrypcyjnym z rozliczeniem miesięcznym lub rocznym, przy czym każda płatność kończy się automatycznym wystawieniem faktury VAT. Dokument znajdziesz w panelu klienta – bez dodatkowych formalności.

Jakie integracje oferuje system CRM?

Możesz połączyć CRM z narzędziami zewnętrznymi, m.in. systemami pocztowymi, kalendarzami, platformami marketingowymi oraz aplikacjami do zarządzania produktami i zamówieniami. Dostęp przez API pozwala na pełną synchronizację z procesami Twojej firmy.

Czy CRM wspiera proces ofertowania?

Tak – system zawiera narzędzia umożliwiające tworzenie ofert, przypisywanie ich do klientów, analizę statusu oraz śledzenie ich konwersji do zamówień. To rozwiązanie wspierające uporządkowany proces sprzedażowy od pierwszego kontaktu po finalizację transakcji.