Jakość współpracy z głównym księgowym ma realny wpływ na rozwój niemal każdego przedsiębiorstwa. To nie tylko obsługa dokumentów i dotrzymywanie terminów – dzisiejsza rola głównego księgowego, zwłaszcza realizowana w modelu outsourcingu przez zaufanych dostawców, może stanowić strategiczne wsparcie dla zarządu firmy, zapewniając przejrzystość finansową oraz minimalizację szeregu ryzyk. Jak zatem zbudować zasady współpracy z głównym księgowym w modelu outsourcingowym, by uzyskać najlepsze efekty?
Poniżej 4 złote reguły wypracowane przez ekspertów księgowych z MDDP Outsourcing, które pomagają zmaksymalizować korzyści wynikające ze współpracy z zewnętrznym głównym księgowym.
-
Komunikacja na poziomie strategicznym i operacyjnym
Podstawą efektywnej współpracy z głównym księgowym, szczególnie w przypadku outsourcingu (usługi nadzoru księgowego), jest transparentna komunikacja. Główny księgowy powinien być traktowany jako kluczowy partner biznesowy – z dostępem do strategicznych informacji o firmie, takich jak plany inwestycyjne, strategie finansowania czy planowane zmiany organizacyjne.
Rekomendujemy ustalenie dwóch niezależnych kanałów komunikacyjnych: operacyjnego (codzienny kontakt z zespołem roboczym) oraz strategicznego (regularne spotkania z CFO lub zarządem). Takie podejście zapewnia bieżącą kontrolę oraz pozwala reagować szybko na potencjalne trudności czy biznesowe wyzwania.
-
Precyzyjny podział obowiązków
Nawet najlepszy outsourcing funkcji głównego księgowego nie zwalnia firmy z pełnej odpowiedzialności za jej sprawy finansowe, natomiast umożliwia przekazanie nadzoru nad procesami operacyjnymi i ich zgodnością z przepisami. Dla efektywnej współpracy z zewnętrznym głównym księgowym istotne jest jasne określenie kto za co odpowiada. Doskonałym narzędziem do tego celu jest matryca RACI, która szczegółowo definiuje role uczestników procesu czy projektu:
-
R (Responsible) – wykonuje zadanie;
-
A (Accountable) – ostatecznie odpowiada za rezultat;
-
C (Consulted) – konsultuje działania;
-
I (Informed) – informowany o przebiegu prac.
Dzięki temu narzędziu każda ze stron wie dokładnie, czego się od niej oczekuje. Przykładowo, przy zamykaniu miesiąca dokumenty może zbierać klient (R), za ich weryfikację odpowiadać zewnętrzny główny księgowy (A), a raport trafiać do zarządu (I).
-
Wsparcie nowoczesnych narzędzi IT
Nowoczesny główny księgowy musi wykorzystywać dostępne technologie, działając w środowisku opartym o cyfryzację i automatyzacje. Elektroniczny obieg dokumentów, dashboardy analityczne oraz systemy ERP to niezbędne narzędzia, zapewniające efektywność i przejrzystość procesów finansowych. Dzięki tym rozwiązaniom zarówno on, jak i zarząd, mogą na bieżąco śledzić kluczowe wskaźniki finansowe oraz mieć pełną kontrolę nad dokumentacją i raportami.
-
Bieżące doradztwo eksperckie
Fachowo zaprojektowana usługa outsourcing głównego księgowego powinna obejmować – poza przetwarzaniem dokumentów i zapewnieniem ich zgodności z przepisami – również eksperckie doradztwo, wykraczające poza standardowe obowiązki księgowe. Doświadczeni specjaliści, tacy jak członkowie zespołu MDDP Outsourcing, powinni skutecznie wspierać swoich klientów w kluczowych momentach, takich jak np. zmiany organizacyjne (wywołujące określone skutki podatkowe), wdrożenie systemów IT (wymuszone zmianami prawnymi) czy przygotowania do audytów finansowych (na potrzeby np. due dilligence). To ponadstandardowe wsparcie w przypadku zewnętrznych głównych księgowych jest możliwe dzięki szerokiemu doświadczeniu w pracy z wieloma firmami z różnych branż, a także wsparciu ze strony koleżanek i kolegów z wyspecjalizowanych wewnętrznych komórek (zwanych także centrami doskonałości), takich jak np. Zespół ds. Vat, Zespół ds. CIT, Zespół Sprawozdawczości Finansowej czy Zespół ds. wdrożeń systemów IT.
Jakie korzyści zapewnia profesjonalnie zaprojektowana usługa nadzoru księgowego?
Odpowiednio zorganizowana współpraca z zewnętrznym głównym księgowym to strategiczna inwestycja w rozwój przedsiębiorstwa. Korzystanie z usług profesjonalnego nadzoru księgowego umożliwia koncentrację na podstawowej działalności, dzięki pewności, że kwestie finansowo-księgowe są w rękach ekspertów. Korzyści wynikające ze współpracy z zewnętrznym głównym księgowym – przy optymalnie zaprojektowanym modelu – to między innymi:
-
niezakłócona i profesjonalna obsługa księgowa oraz zgodność dokumentacji i rozliczeń z aktualnymi przepisami;
-
dostęp do eksperckiej wiedzy i doświadczenia z różnych branż, wykraczające poza klasyczne zadania głównego księgowego,
-
elastyczne dopasowanie zakresu współpracy do bieżących potrzeb firmy (możliwość dynamicznej redukcji zadań lub ich skalowania w górę – zależnie od biznesowej sytuacji);
-
pełna transparentność rozliczeń, dostęp do danych finansowych w czasie rzeczywistym oraz kontrola procesów;
-
dostęp do nowoczesnych rozwiązań IT, zapewniających efektywność procesów, zgodność z przepisami oraz bezpieczeństwo danych.
Bożena Wodarska
Senior Manager
MDDP Outsourcing Warszawa
Zobacz także na YouTube „Efektywna współpraca z głównym księgowym” – Bożena Wodarska, Senior manager, MDDP Outsourcing Warszawa
