Zatrudnienie pierwszego pracownika w firmie krok po kroku

Krok 1: Zawarcie z kandydatem umowy o pracę

Pierwszym krokiem do zatrudnienia pracownika jest zawarcie pisemnej umowy o pracę. Co ważne, również zmiana warunków umowy wymaga formy pisemnej. Umowa może być zawarta na okres próbny, czas określony lub czas nieokreślony z uwzględnieniem przepisów zawartych w Kodeksie pracy. Treść dokumentu powinna określać rodzaj umowy, strony umowy, datę zawarcia umowy oraz warunki pracy, w tym między innymi:

• rodzaj pracy;

• miejsce wykonywania pracy;

• wynagrodzenie za pracę odpowiadające rodzajowi pracy, ze wskazaniem składników wynagrodzenia;

• wymiar czasu pracy;

• datę rozpoczęcia pracy;

• czas trwania lub dzień zakończenia (w przypadku umów na okres próbny i czas określony).

Krok 2: Skierowanie pracownika na badania lekarskie

Zgodnie z Kodeksem pracy pracodawca nie może dopuścić pracownika do pracy bez aktualnego orzeczenia lekarskiego stwierdzającego brak przeciwwskazań do pracy na danym stanowisku. W praktyce badania lekarskie można zrobić przed lub po podpisaniu umowy o pracę, jednak zawsze przed rozpoczęciem pracy. Badania profilaktyczne są wykonywane na koszt pracodawcy. Badania okresowe i kontrolne powinny być, w miarę możliwości, przeprowadzane w godzinach pracy, a za czas niewykonywania pracy w związku z badaniami pracownik zachowuje prawo do wynagrodzenia. Badania lekarskie pracowników są realizowane w ramach umowy zawartej pomiędzy pracodawcą a placówką oferującą usługi służby medycyny pracy. Pracodawca ma obowiązek wystawienia skierowania na badania, które powinno określać:

• rodzaj badania profilaktycznego;

• stanowisko pracy, na którym dana osoba będzie zatrudniona;

• opis warunków pracy danej osoby, w tym informacje o występowaniu czynników niebezpiecznych, szkodliwych lub uciążliwych.

Pracodawca przygotowuje trzy egzemplarze skierowania na badania lekarskie. Dwa egzemplarze przekazuje pracownikowi - jeden dla pracownika, a drugi do przekazania placówce medycznej. Trzeci egzemplarz pracodawca przechowuje w aktach osobowych pracownika.

Uwaga: Pracodawca może być również zobowiązany do skierowania pracownika na dodatkowe badania sanitarno-epidemiologiczne w przypadku, gdy istnieje ryzyko przeniesienia zakażenia lub choroby zakaźnej na osoby trzecie. Dotyczy to m.in. osób pracujących w gastronomii, przy produkcji i obrocie żywnością, a także niektórych pracowników placówek medycznych, opiekuńczych i oświatowych.

Krok III: Wstępne szkolenie BHP

Zgodnie z art. 237(3) Kodeksu pracy pracodawca nie może dopuścić pracownika do pracy, jeżeli nie posiada on odpowiednich kwalifikacji lub umiejętności, a także wystarczającej znajomości przepisów i zasad bezpieczeństwa i higieny pracy. W związku z tym pracodawca musi zapewnić pracownikowi szkolenie wstępne BHP w zakresie odpowiednim do wykonywanych obowiązków. Szkolenie wstępne prowadzone jest w formie instruktażu zgodnie z ramowym programem opracowanym dla określonych grup stanowisk.

Wstępne szkolenie BHP składa się z dwóch części:

• instruktażu ogólnego, który może przeprowadzić pracownik służby bezpieczeństwa i higieny pracy, osoba wykonująca u pracodawcy zadania służby BHP, w określonych przypadkach pracodawca lub pracownik;

• instruktażu stanowiskowego, który może przeprowadzić osoba kierująca pracownikami lub pracodawca, przy czym musi to być osoba przeszkolona w zakresie metod prowadzenia instruktażu stanowiskowego.

Ponadto pracodawca ma obowiązek zapoznać pracownika z oceną ryzyka zawodowego i zapewnić mu bezpłatne środki ochrony indywidualnej, jeśli takowe są potrzebne na danym stanowisku.

Pracodawca musi również organizować szkolenia okresowe, które mają na celu aktualizowanie i utrwalenie wiedzy z zakresu BHP oraz zaznajomienie pracownika z nowymi rozwiązaniami w tej dziedzinie. Częstotliwość i czas trwania szkoleń okresowych szkoleń BHP są regulowane przepisami, przy czym pracodawca powinien ustalić tę kwestię poprzez konsultacje z pracownikami z uwzględnieniem rodzaju i warunków wykonywania pracy na poszczególnych stanowiskach.

Krok IV: Poinformowanie pracownika o warunkach zatrudnienia

Zatrudnienie pracownika wiąże się również z obowiązkiem informacyjnym. Zgodnie z art. 29 § 3 Kodeksu pracy pracodawca w ciągu 7 dni od dopuszczenia pracownika do pracy musi poinformować go o takich kwestiach jak:

• dobowa i tygodniowa norma czasu pracy;

• dobowy i tygodniowy wymiar czasu pracy;

• przerwy w pracy;

• dobowy i tygodniowy odpoczynek;

• zasady pracy w godzinach nadliczbowych i rekompensaty za nią;

• zasady przechodzenia ze zmiany na zmianę (przy pracy zmianowej);

• zasady przemieszczania się między miejscami wykonywania pracy (przy pracy w kilku miejscach);

• inne składniki wynagrodzenia oraz świadczenia pieniężne lub rzeczowe (poza wymienionymi w umowie o pracę);

• wymiar płatnego urlopu;

• zasady rozwiązania stosunku pracy;

• prawo pracownika do szkoleń;

• objęcie pracownika układem zbiorowym pracy lub innym porozumieniu zbiorowym;

• termin, miejsce, czas i częstotliwość wypłacania wynagrodzenia za pracę, pora nocna oraz przyjęty u danego pracodawcy sposób potwierdzania przez pracowników przybycia i obecności w pracy oraz usprawiedliwiania nieobecności (jeżeli nie ustalono regulaminu pracy).

Ponadto w terminie do 30 dni pracodawca powinien poinformować pracownika o nazwie instytucji zabezpieczenia społecznego, do których wpływają składki na ubezpieczenia społeczne związane ze stosunkiem pracy.

Krok V: Zgłoszenie pracownika do ZUS

Zgodnie z art. 36 ust. 4 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych pracodawca musi zgłosić pracownika do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych w ciągu 7 dni od dnia powstania obowiązku ubezpieczenia, czyli od dnia nawiązania stosunku pracy. Stosunek pracy nawiązuje się w dniu określonym w umowie o pracę jako dzień rozpoczęcia pracy. Pracodawca korzysta w tym celu z formularza ZUS ZUA, który służy do zgłaszania osób podlegających ubezpieczeniu zdrowotnemu i ubezpieczeniom społecznym. W przypadku konieczności zgłoszenia do ubezpieczeń członków rodziny pracownika (np. małżonka, dzieci) pracodawca wypełnia formularz ZUS ZCNA. 

Osoby zatrudnione na umowę o pracę podlegają następującym ubezpieczeniom:

• zdrowotnemu;

• emerytalnemu;

• rentowemu;

• chorobowemu;

• wypadkowemu.

Ubezpieczenia emerytalne i rentowe są finansowane przez pracodawcę i pracownika, ubezpieczenie wypadkowe płaci w całości pracodawca, natomiast składki na ubezpieczenie chorobowe i zdrowotne są finansowane ze środków pracownika. Pracodawca co miesiąc odprowadza składki do ZUS w ramach ww. ubezpieczeń, a w określonych przypadkach finansuje także składki na Fundusz Pracy, Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych i Fundusz Emerytur Pomostowych.

Nad poprawnością merytoryczną artykułu czuwała Krajowa Kancelaria Rachunkowa - eksperci w dziedzinie szkoleń BHP i obsługi kadrowo-płacowej MŚP.