Noclegi pracownicze jako sposób na obniżenie kosztów firmowych

Tanie noclegi dla pracowników - gdzie szukać?

Przy pojedynczych podróżach służbowych koszty zakwaterowania nie mają aż tak dużego znaczenia, szczególnie jeśli mamy do czynienia z kilkudniowym wyjazdem jednego czy dwóch pracowników. Oszczędności stają się kluczowe w sytuacji, gdy chodzi o dłuższe podróże służbowe (np. kilkutygodniowe lub kilkumiesięczne) oraz gdy firma potrzebuje zakwaterowania dla dużej ekipy. O ile przy pojedynczych noclegach można zarezerwować pokój w hotelu, o tyle przy dłuższych delegacjach i większej liczbie pracowników lepszym rozwiązaniem będzie obiekt, który oferuje noclegi pracownicze. W tego typu miejscach ceny noclegów są zazwyczaj lepiej dopasowane do potrzeb pracodawców, co pozwala zaoszczędzić na kosztach podróży służbowych.

Kalkulacja kosztów zakwaterowania dla pracowników

Jeżeli firmie zależy na oszczędnościach, warto porównać koszt zakwaterowania z przynajmniej kilku obiektów zlokalizowanych w pobliżu miejsca pracy. Do wstępnej kalkulacji wystarczy wykonać proste obliczenia, mnożąc cenę noclegu przez liczbę pracowników i liczbę dni w delegacji. Następnie należy wziąć pod uwagę nie tylko koszty noclegów, ale również koszty dojazdów i dodatkowe opłaty, w tym na przykład opłaty za parking czy opłaty za sprzątanie. Po bardziej szczegółowej analizie może się okazać, że najtańszy nocleg okaże się droższy od innych ze względu na wyższe koszty dojazdu, brak darmowego parkingu czy wysokie opłaty dodatkowe.

Przy kalkulacji kosztów zakwaterowania ważne jest również to, ile osób może nocować w jednej jednostce noclegowej. Warto pamiętać, że w ogłoszeniach często podawana jest najniższa cena przy maksymalnym obłożeniu pokoju. Jeżeli na przykład pracodawca chce zakwaterować 4 pracowników w pokoju 6-osobowym, wówczas cena za nocleg może wzrosnąć. Im lepsze dopasowanie lokalu do liczby pracowników, tym niższy łączny koszt noclegu. Ponadto podczas porównywania kosztów należy wziąć pod uwagę standard, w tym szczególnie dostępność własnej kuchni i łazienki.

Lokalizacja zakwaterowania ma znaczenie

Duże znaczenie dla kosztów zakwaterowania pracowników ma również lokalizacja. Ważne jest, aby obiekt znajdował się w stosunkowo niewielkiej odległości od miejsca pracy, co pozwoli obniżyć koszty codziennych dojazdów. Dodatkowo dzięki dobrej lokalizacji pracownicy tracą mniej czasu na przejazdy czy na drogę powrotną do domu. Co ciekawe, obiekt noclegowy nie musi znajdować się dokładnie w tej samej miejscowości co miejsce pracy. Czasami lepszym wyborem będzie baza w sąsiedniej miejscowości, w której ceny noclegów są znacznie niższe, a dojazd do pracy nie zajmie wiele czasu. Na przykład dla firm realizujących projekty na terenie Górnego Śląsku dobrą bazą będą Katowice, które są dobrze skomunikowane z innymi miastami aglomeracji i głównymi trasami w południowej Polsce.

Gdy ważna jest stała dostępność noclegów

Niektóre firmy potrzebują stałej współpracy z obiektem zapewniającym zakwaterowanie dla pracowników. Dotyczy to na przykład firm budowlanych lub instalacyjnych, które realizują zróżnicowane projekty na ograniczonym terenie (np. na Górnym Śląsku). W tej sytuacji ważne jest, aby obiekt mógł zapewnić stałą dostępność noclegów i elastyczne podejście do długości pobytu. Dzięki temu firma nie musi szukać za każdym razem nowego miejsca zakwaterowania dla pracowników, ale może korzystać z wcześniej ustalonych warunków współpracy. Warto tutaj mieć na uwadze, że niektóre podmioty specjalizujące się w noclegach pracowniczych umożliwiają zarówno krótko-, jak i długoterminowe pobyty. Przykładem z Górnego Śląska są chociażby apartamenty w Katowicach Silesia Apartments.

Firma może podpisać z obiektem umowę, która będzie określać między innymi:

• liczbę pracowników korzystających z noclegu;

• okres obowiązywania umowy;

• cenę noclegu za osobę i dobę;

• zasady rozliczania kosztów;

• usługi w cenie i płatne dodatkowo;

• możliwość wprowadzania zmian w umowie;

• warunki wcześniejszego wypowiedzenia umowy.

Noclegi pracownicze w planowaniu projektu

O zakwaterowaniu dla pracowników warto pomyśleć na wczesnym etapie, na przykład przy okazji planowania budżetu projektu, dzięki czemu firma będzie mogła dokładniej oszacować koszty związane z jego realizacją. Przy projektach trwających kilka miesięcy lub dłuższych wcześniejsze ustalenie warunków zakwaterowania jest szczególnie ważne, ponieważ firma ma większą kontrolę nad wydatkami i zyskuje pewność dostępności miejsc w wymaganym terminie. Ponadto przy wcześniejszej rezerwacji czasami możliwe jest wynegocjowanie lepszych warunków, zwłaszcza że ceny noclegów często ulegają zmianie ze względu na uwarunkowania rynkowe.