Niszczenie dokumentów firmowych musi odbywać się zgodnie z przepisami. Regulują one zarówno czas przechowywania poszczególnych rodzajów dokumentacji, jak i sposób jej utylizacji. Które przepisy należy wziąć pod uwagę w zakresie archiwizacji i niszczenia dokumentów?
Jak długo przechowywać dokumenty w firmie?
Okres przechowywania poszczególnych rodzajów dokumentacji firmowej regulują odrębne akty prawne. W przypadku dokumentów pracowniczych należy wziąć pod uwagę Kodeks Pracy, natomiast szczegóły dotyczące dokumentacji finansowej znaleźć można w Ustawie o Rachunkowości. Jeszcze inne przepisy dotyczą kartotek pacjentów - w tej sytuacji sięgamy do Ustawy o działalności leczniczej. Warto też pamiętać, że niektóre dokumenty przechowuje się wieczyście. Więcej na temat archiwizacji dowiesz się ze strony https://www.rhenus-office.pl/uslugi/archiwizacja-i-przechowywanie/przechowywanie-dokumentow-i-akt/. Jest to niezwykle złożony problem, który wymaga przestudiowania wielu różnych aktów prawnych.
Niszczenie dokumentów - jakich przepisów należy przestrzegać?
Procedura, jaką jest niszczenie dokumentów, nie została sprecyzowana w jednej ustawie. Przedsiębiorcy powinni przestrzegać przede wszystkim przepisów RODO. Nakładają one obowiązek utylizacji dokumentów w taki sposób, aby nie doszło do wycieku danych osobowych. Nie zawierają jednak konkretnych wskazówek w tym zakresie. Dlatego drugim ważnym dokumentem jest norma ISO/IEC 21964, która określa na przykład wielkość ścinek tak, aby odtworzenie z nich danych nie było możliwe. Sprzęt do utylizacji należy więc dobierać w taki sposób, aby spełniał założenia tejże normy. Jeśli te zagadnienia wydają się skomplikowane, warto sięgnąć po wsparcie firmy zewnętrznej specjalizującej się w niszczeniu dokumentów. Z ofertą można się zapoznać na stronie https://www.rhenus-office.pl/uslugi/outsourcing-i-automatyzacja-procesow-biznesowych/optymalizacja-procesow-biznesowych/.
Jak niszczyć dane zgodnie z przepisami?
Niszczenie dokumentów cyfrowych powinno przebiegać podobnie, jak papierowych. Ustawodawca ponownie nie precyzuje, jak należy to robić, jednak wskazuje, że:
-
przedsiębiorca odpowiada za ochronę danych osobowych i niejawnych,
-
nośniki danych powinny zostać zutylizowane tak, aby nie odtworzenie informacji nie było możliwe,
-
nośniki danych muszą być utylizowane z poszanowaniem środowiska naturalnego.
Niszczenie danych do kolejna usługa, którą oferują Oddziały Rhenus Office. Przepisy nie zabraniają scedowania obowiązków związanych z utylizacją dokumentów na podmiot zewnętrzny, dlatego warto rozważyć takie rozwiązanie.
