Prowadzenie działalności gospodarczej nie jest wolne od niespodzianek – niestety również w tych przykrych. Jedną z takich sytuacji jest konieczność odzyskania należności od dłużnika, który nie wywiązuje się z płatnościami za wystawioną fakturę. Bywa tak, że cały proces można załatwić polubownie, niekiedy jednak trzeba sięgnąć po zdecydowane środki. W poniższym tekście prześledzimy proces odzyskiwania należności wraz z punktowym opisem, co powinno zawierać pismo wzywające do zapłaty i dlaczego warto z tej opcji korzystać.
Podstawową zasadą przy zawieraniu nowych kontraktów jest zachowanie szczególnych środków ostrożności, tj. zwracanie uwagi na to, z kim się je podpisuje. W tym celu powinno wykorzystać się wszelkie dostępne instrumenty, aby upewnić się, że dany kontrahent jest godny zaufania. Choć prześwietlając jego historię wywiązywania się z zobowiązań finansowych można zminimalizować ryzyko niepożądanych sytuacji w przyszłości, to należy pamiętać, że nigdy nie zostanie ono całkowicie wyeliminowane. Wszak nawet wzorowe przedsiębiorstwo może – pod wpływem różnych kolei losu – pewnego dnia zacząć zalegać ze spłatą swoich zobowiązań.
Prowadząc działalność gospodarczą należy się więc przygotować na najgorsze, czyli na konieczność egzekwowania czyichś zobowiązań względem nas samych. Choć nigdy nie jest to sytuacja przyjemna ani komfortowa (ani dla wierzyciela, ani – tym bardziej – dla dłużnika), to czasami sprostanie jej może okazać się koniecznością. Na szczęście instrumenty do egzekwowania należności są dobrze znane i szczegółowo opisane.
Jak odzyskać należność?
Podstawowe pytanie, nad którym pochylimy się więc w tym artykule, brzmi więc: jak odzyskać należność? W jaki sposób należy postępować w sytuacji, kiedy chcemy ściągnąć przysługujące nam pieniądze od kontrahenta, który nie dotrzymał terminu płatności za wystawioną fakturę? Przede wszystkim zagrozić, że informacje o nieterminowym regulowaniu jego zobowiązań finansowych ujrzą światło dzienne. W jaki sposób? Do tego celu służą biura informacji gospodarczej (w skrócie BIG).
Biura te działają w Polsce na mocy ustawy z 9 kwietnia 2010 r. o udostępnianiu informacji gospodarczych i wymianie danych gospodarczych. W przeciwieństwie do Biura Informacji Kredytowych (BIK), w Polsce istnieje kilka BIG-ów, które prowadzą swoje bazy danych – trafiają do nich ci wszyscy, których można określić mianem nierzetelnych dłużników, czyli takich, którzy nie honorują swoich zobowiązań finansowych w wyznaczonych terminach.
W przypadku, kiedy dane przedsiębiorstwo trafi do rejestru tego czy innego BIG-u, informacja o niewywiązywaniu się ze zobowiązań finansowych staje się ogólnodostępna. To znaczy, że każdy, kto sprawdzi historię płatniczą danego przedsiębiorcy z miejsca nabierze podejrzeń, że współpraca z nim może okazać się kłopotliwa. Nikt oczywiście nie chce mieć negatywnej historii płatniczej, ponieważ sytuuje to danego kontrahenta w gorszej pozycji w przypadku negocjowania nowych kontraktów. Dlatego postawienie przedsiębiorstwa, które nie wywiązuje się ze spłaty należności, przed podobnym rozwiązaniem, często przynosi pożądane efekty.
Proces postępowania w odzyskaniu należności
Proces postępowania w odzyskiwaniu należności powinien być stopniowalny: od prób polubownego załatwienia sprawy (w czym zawierają się wszelkie działania przedsądowe, w tym wysyłanie dłużnikowi wezwań do zapłaty, do którego to tematu jeszcze powrócimy), poprzez negocjacje – jeśli dany kontrahent jest dla nas szczególnie ważny i zależy nam na utrzymaniu (jeśli to możliwe) poprawnych relacje handlowych w przyszłości – aż po dochodzenie swoich praw przed sądem.
Dostępne są jeszcze inne, pośrednie instrumenty, takie jak na przykład mediacja.
– W ramach działań polubownych możemy także spróbować skorzystać z usług profesjonalnych mediatorów. Skorzystanie z profesjonalnych usług neutralnych mediatorów może pomóc nam w dojściu z dłużnikiem do porozumienia. W toku mediacji możliwe jest podpisanie ugody, która będzie stanowiła dowód w postępowaniu sądowym. Mediacja z założenia ma pozwolić obu stronom na dojście do pewnego konsensusu, czyli do sytuacji, w której obie strony wygrywają i nie są pokrzywdzone, dodatkowo obie strony w wyniku mediacji rozumieją motywy swojego postępowania. To właśnie odróżnia mediację od prowadzenia negocjacji – pisze na swoim blogu na temat zarządzania należnościami w firmie Mateusz Jakóbiak.
W tym artykule interesuje nas jednak sytuacja, w której kontrahent pozostaje konsekwentnie bierny i nie reaguje na podejmowane przez wierzyciela kroki w celu odzyskania należnych mu pieniędzy. W tym wypadku z pomocą przychodzą wspomniane biura informacji gospodarczej. Jednym z BIG-ów działających w Polsce jest ERIF BIG S.A., posiadający własny rejestr dłużników, do którego można wpisać danego kontrahenta, jeśli ten nie wywiązuje się z zaciągniętych zobowiązań.
– Obieg informacji wśród klientów korzystających z ERIF BIG S.A. powoduje, że dłużnicy szybko odczuwają konsekwencje figurowania w biurze informacji gospodarczej i dzięki temu mają silną motywację do uregulowania swoich zaległości. Wpis jest skuteczny również w przypadku wierzytelności przedawnionych i po bezskutecznej egzekucji komorniczej – czytamy na stronie https://erif.pl/oferty/klienci-biznesowi/narzedzia-windykacyjne/.
Proces umieszczenia danych kontrahenta w bazie długów jest prosty i nie wymaga specjalistycznej wiedzy. Do dyspozycji jest rejestr dłużników ERIF BIG S.A oraz Giełda Wierzytelności VERIF.PL. W celu zamieszczenia danych dłużnika w ERIF BIG S.A. wystarczy, wysłać do niego wezwanie do zapłaty z ostrzeżeniem o zamiarze umieszczenia go w bazie i odczekać 30 dni od dnia wysyłki wezwania. Po tym czasie w przypadku braku reakcji ze strony dłużnika - należy zamieścić jego dane w ogólnopolskim rejestrze dłużników, tym samym blokując go m.in. w bankach, telekomach, hurtowniach, firmach leasingowych.
W przypadku Giełdy Wierzytelności, aby dopisać dłużnika wystarczy, że jest on przedsiębiorcą (podmiotem) i nie kwestionuje zobowiązania, dzięki czemu szybko i skutecznie można rozpocząć proces windykacji.
Wezwanie do zapłaty bez tajemnic
Jedną z głównych idei przyświecających wysyłaniu wezwania do zapłaty jest danie dłużnikowi możliwości dobrowolnego uregulowania należności. Należy jednocześnie zauważyć, że wezwanie do zapłaty może być wstępne oraz przedsądowe. Poprzez wyznaczenie danego terminu uregulowania zaległości nie tylko możemy uniknąć postępowania sądowego (w przypadku jeśli wezwanie odniesie skutek), ale również możemy następnie (jeśli skutku nie odniesie) posłużyć się nim przed sądem. Pozbawiamy jednocześnie winnego zaległości kontrahenta linii obrony, która może opierać się na fakcie niedoręczenia wezwania do zapłaty.
– Wysyłając swojemu kontrahentowi wezwanie do zapłaty dajesz mu możliwość dobrowolnego uregulowania długu, zanim ewentualnie skierujesz sprawę na drogę postępowania sądowego. W ten sposób wykazujesz się działaniem zgodnym z tzw. dobrymi obyczajami, które warto zachować w stosunkach między przedsiębiorcami – dodaje portal Infor.pl.
Wezwanie do zapłaty – co musi zawierać pismo
Skoro już wiemy, jak mniej więcej działa instrument wezwania do zapłaty, pora zastanowić się, co powinno zawierać pismo z takim wezwaniem. Warto zauważyć, że w przypadku konstrukcji tego rodzaju pisma dobrze korzystać z rad prawnika, co jednak nie jest konieczne. Wezwanie do zapłaty można skonstruować samodzielnie, pamiętając wyłącznie o poszczególnych elementach, które powinno ono zawierać.
Kompletne, dobrze skonstruowane wezwanie do zapłaty powinno posiadać następujące elementy:
- Wskazanie osoby wierzyciela;
- Podstawę roszczenia – tytuł, z którego wynika dane zobowiązanie;
- Określenie kwoty zadłużenia wraz z odsetkami;
- Określenie sposobu i terminu jej zapłaty;
- Wskazanie ewentualnych sankcji jakie zostały przewidziane na wypadek gdyby dłużnik wykazał się biernością na otrzymane wezwanie (czyli w żaden sposób nie zareagował).
- Podpis wierzyciela oraz wskazanie terminu sporządzenia wezwania.
Pismo takie powinno zawierać informację, że w przypadku bierności dłużnika, po miesiącu od wysłania wezwania do zapłaty grozi mu wpis do BIG. Dodać należy, że wierzyciel może dołączyć do wezwania kopię faktury bądź umowy stanowiącej podstawę roszczenia, jednakże nie jest to konieczne.
Jak napisaliśmy powyżej, pisma wezwania do zapłaty można sporządzić samodzielnie lub z pomocą prawnika, ale istnieje jeszcze trzecie rozwiązanie: skorzystanie z ustawowych wzorów wezwania do zapłaty. Klienci poszczególnych BIG-ów – na przykład wspomnianego ERIF Biura Informacji Gospodarczej S.A. – mają dostęp do takich gotowych formularzy.
Podkreślmy raz jeszcze: wezwanie do zapłaty często przynosi pożądany efekt. Perspektywą jest wszak figurowanie w rejestrach dłużników, które długoterminowo potrafią być prawdziwą zmorą dla przedsiębiorstwa. Właśnie dlatego są one tak mobilizujące. Nic dziwnego, każdy przedsiębiorca, który chce prosperować na rynku, stara się unikać jak ognia wszelkich plam w swojej historii płatniczej, które mogą położyć się cieniem na jego opinii w przypadku zaciągania nowych zobowiązań. Dlatego właśnie warto korzystać z tego instrumentu, jeśli zajdzie taka potrzeba.
Źródła:
- M. Jakóbiak, Jak windykować należności?, https://jakodzyskacpieniadze.pl/2017/10/27/jak-windykowac-naleznosci/ (dostęp: 22.09.2019)
- Odzyskiwanie należności, https://erif.pl/oferty/klienci-biznesowi/narzedzia-windykacyjne/ (dostęp: 22.09.2019)
- Wezwanie do zapłaty. Kolejny świstek, czy ważny dokument?, https://ksiegowosc.infor.pl/obrot-gospodarczy/windykacja/703339,Wezwanie-do-zaplaty-Kolejny-swistek-czy-wazny-dokument.html (dostęp: 22.09.2019)
